メールのフォローアップとは・場面別13のタイミングと返信をもらう7つの書き方

メールのフォローアップの意味と場面別のタイミング、返信のもらい方を解説します。

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本記事を読むと分かること

・メールのフォローアップの意味（返信のない相手・商談後のお礼・Gmailの表示）
・場面別13のタイミング（資料請求・見積の後・失注した相手）
・返信をもらう書き方としつこくない線引き（件名・質問・送る回数）

現場の営業担当者だけでなく、営業責任者必見の内容です。
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メールのフォローアップとは？ビジネスでの3つの意味

フォローアップとは、一度連絡した相手に、追ってもう一度連絡することです。
ビジネスのメールでは、返事の確認、商談後のお礼、見込み客への配信という3つの意味で使われます。

意味①：返信のない相手への再連絡

最もよく使われるのは、送ったメールに返事が来ない相手へ、もう一度連絡するという意味です。
相手が読み忘れているのか、検討している最中なのかは、こちらからは見えません。
返事を待つだけの時間に落ち着かなくなるのは、営業なら誰しも同じです。
再連絡では、前の用件を短く思い出してもらう一通を送ります。

・送る相手：資料や見積を送ったのに、返事が止まっている相手
・よくある用件：届いたかの確認、検討の進み具合、次の打ち合わせの相談
・間隔の考え方：相手の忙しさや商材の検討期間に合わせて、その都度決める

返信のない相手への再連絡は、前回と同じスレッドに返信する形で送ると、相手が経緯をすぐに追えて親切です。
返事を待つ場面とは別に、会ったあとの相手に送る連絡もフォローアップと呼ばれます。

意味②：商談や面談の後のお礼と確認

2つ目の意味は、商談や面談のあとに、お礼と決まったことの確認を送る連絡です。
口頭で話した内容を文字で残し、双方の記憶のずれを防ぐ役目があります。
お礼だけで終わらせず、確認まで書くのがビジネスでの使い方です。
「言った、言わない」の行き違いに困った経験は、多くの営業が持っています。

項目	内容	送る時期の目安
お礼	時間をもらったことへの感謝	商談や面談の当日
決まったことの確認	話した条件や、双方の宿題の整理	お礼と同じ一通に入れる
次の予定	次回の日程や、資料を送る日	決まった時点ですぐ

確認の一通に相手が返事をくれれば、その内容は双方が合意した記録となり、上司への報告にも使える点が利点です。
会った相手へのお礼とは違い、まだ会っていない見込み客へ送るフォローアップもあります。

意味③：見込み客への段階的な配信

3つ目は、資料請求やセミナー参加で接点ができた見込み客へ、少しずつ情報を届ける意味です。
マーケティングの分野では、この取り組みをリードナーチャリング（見込み客を育てる活動）と呼びます。
一度の案内で買う気になる相手は少なく、何度か情報に触れてから検討を始める相手も多くいます。
すぐに商談にならない相手をどう追えばよいか、迷うのは自然なことです。

・届ける内容：事例、よくある質問への答え、新しい機能の案内
・届ける間隔：相手が負担に感じない間隔で、配信の順番を前もって決める
・次の一歩：興味が高まった相手には、個別の相談や電話の案内を添える

（リードナーチャリング成功事例の記事へリンク予定）
配信先が増えると手作業では追えないため、MA（マーケティング自動化ツール）で順番を組む会社もあります。
メールのフォローアップという言葉は、最近ではGmailの画面に出る表示としても目にします。

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メールのフォローアップをGmailが促す表示の3つの基本

基本①：表示が出る仕組みと前提

Gmailに急に「フォローアップ」と出て、驚いたことはありませんか？
表示のもとは、Gmailにある「フォローアップするメールを提案」という設定です。
この設定がオンになっていると、返事を確かめたほうがよいメールが受信トレイの上部に表示されます。
自分で設定した覚えがないため、不具合ではないかと不安になる人もいます。

項目	内容
設定の名前	フォローアップするメールを提案
表示される場所	受信トレイの上部
使うための前提	スレッド表示がオンになっていること

（参考：Gmailヘルプ｜Google）
スレッド表示をオフにしている人は、この設定を選んでも表示が出ないため、まず表示の設定から見直してください。
表示の正体がわかれば、日々の返信待ちの管理にどう役立てるかを考えられます。

基本②：返信待ちの目安に使う

Gmailの表示は、返信待ちのメールを「そろそろ確かめる合図」として使うと役立ちます。
送ったメールをすべて自分で覚えておくのは難しく、気づいたときには相手の検討が終わっていたという失敗も起こりがちです。
忙しい週ほど、返事の来ないメールは頭から抜け落ちてしまいます。
たとえば提案書を送ったメールが受信トレイの上部に出たら、届いたかどうかを確かめる一通を送る合図にできます。
ただし表示がいつ出るかはGmail側の判断で、決まった日数で出るとは限らない点に注意してください。
大事な案件は、表示されるものとは別に自分でも連絡する日を決めておきます。
表示は補助の合図として使い、連絡の日は自分の予定表にも入れておくのが確実です。
朝の始業時に受信トレイの上部だけを見る習慣をつければ、確認の手間はほとんどかかりません。
反対に、表示がわずらわしい人は、設定から表示そのものを止めてしまうのも1つの手です。

基本③：設定から表示をオフにする

表示が要らない場合は、パソコンでもiPhoneでも、設定から数回の操作でオフにできます。
毎回同じメールが上に出ると、かえって作業の邪魔に感じるのも無理はありません。
パソコンでの切り替えは、次の4つの操作で完了です。

①画面右上の設定アイコンから「すべての設定を表示」を開く
②「全般」タブを選ぶ
③「アクションの提案」で「フォローアップするメールを提案」のチェックを外す
④画面の下にある「変更を保存」を押す

iPhoneのGmailアプリでは、左上のメニューから設定を開く流れです。

①Gmailアプリの左上にあるメニューを開く
②「設定」を選ぶ
③「受信トレイのカスタマイズ」を選ぶ
④「アクションの提案」で、フォローアップの提案をオフにする

（参考：Gmailヘルプ（パソコン）｜Google／Gmailヘルプ（iPhoneとiPad）｜Google）
一度オフにしても、同じ設定画面からいつでもオンに戻せるため、試しに切り替えて使い勝手を比べられます。
表示に頼るかどうかとは別に、フォローアップを送る目的そのものも押さえておく必要があります。

メールのフォローアップを送る3つの目的

目的①：止まった商談を前に進める

フォローアップの1つ目の目的は、返事が止まった商談をもう一度動かすことです。
商談が止まる理由は、相手の関心が消えたからとは限りません。
返事が来ないと断られたように感じがちですが、実際には別の事情で止まっている場合も多いのが実情です。

止まる理由	送る内容の例
メールを読み忘れていた	前回の用件を3行ほどで思い出してもらう一通
社内で相談している	相談に使える資料や、よくある質問への答え
導入するか迷っている	迷っている点を1つだけたずねる質問

止まった理由がわからないときは、まず読み忘れを疑って短く送り、反応がなければ資料や質問に切り替えます。
資料や質問を送る場面では、相手の検討を手助けするという2つ目の目的が加わります。

目的②：相手の検討を手助けする

2つ目の目的は、相手が社内で検討を進めやすいように、判断の材料を届けることです。
BtoBの商談では、担当者が気に入っても、上司や他部署の了解がなければ決まりません。
担当者が乗り気なのに話が進まないもどかしさは、営業なら誰もが覚えのある場面です。

・足りない情報を足す：前回の打ち合わせで答えきれなかった質問に、あとから答える
・比べやすくする：料金や機能を、相手の今のやり方と並べて示す
・社内説明の材料を渡す：上司に見せられる1枚の要約を添える

担当者が上司に説明するときの言葉まで用意しておくと、社内の検討で話が止まる回数が減ります。
反対に、こうした連絡をせずに間を空けすぎると、商談そのものを失う原因になります。

目的③：失注や放置を早めに防ぐ

3つ目の目的は、商談が放置されたまま失注に向かうのを、早めに食い止めることです。
連絡の間が空くほど相手の関心は薄れ、その間にほかの会社から提案が届くこともあります。
気づいたら相手が別の会社に決めていた、という知らせほどこたえるものはありません。
たとえば見積を出したあと連絡しないまま月をまたぐと、相手の中では検討が終わった話になりがちです。
早めに一通送っていれば、迷っている点を聞き出し、条件を見直す話に進めた可能性もあります。
返事がない期間が長くなる前に、短い一通を送る習慣こそが失注の防ぎ方です。
案件ごとに次に連絡する日を決めておけば、放置に気づくのを待たずに手を打てます。
いつ送れば放置を防げるかは場面によって違うため、13の場面に分けてタイミングを紹介します。

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メールのフォローアップを送る場面別の13のタイミング

メールのフォローアップは、送る場面によって適した日と書く中身が変わります。
ここでは13の場面を、新規の接点、商談の前後、止まった案件の3つに分けました。
日数は目安の一例で、相手や商材によって前後する点はご了承ください。

＜新規の接点＞

場面①：資料請求の当日に送る一通目

資料請求があった日のうちに、お礼と資料の要点を添えた一通目を送ります。
相手が自分から資料を求めたその日は、関心が最も高まっているタイミングです。
自動の受付メールだけで済ませてしまい、その後の連絡が遅れる例はよくあります。

項目	具体例	目的
お礼	資料のご請求へのお礼と、担当者の名乗り	誰が窓口かを覚えてもらう
資料の要点	特に読んでほしいページと、その理由を2行で伝える	資料を開くきっかけを作る
次の一歩の提案	疑問点を15分ほどのオンラインで説明できると添える	商談への入り口を用意する

一通目で売り込みを強めすぎると身構えられるため、提案は選択肢の1つとして軽く示す程度にとどめます。
資料請求と同じく、セミナーに参加した相手も、関心が高いうちに連絡したい相手です。

場面②：セミナー参加の翌日に送る連絡

セミナーの参加者には、翌日のうちにお礼と内容の振り返りを送ります。
当日は参加者もほかの予定に追われているため、翌日に届く一通のほうが落ち着いて読んでもらえます。
参加者が多いと一人ひとりに書く時間が取れず、つい一斉の案内だけで済ませてしまうことも。

・参加のお礼：参加してくれたことへの感謝を、冒頭の1文で伝える
・内容の振り返り：セミナーの要点と、当日の資料の受け取り方を書く
・個別相談の案内：自社の場合はどうなるかを話せる場があると知らせる

メールを送ったあとに電話でも連絡すれば、文面だけでは拾えない相手の関心や、検討の時期まで聞き取れます。
セミナーより短い時間しか話せない展示会の相手には、もう一段の工夫が必要です。

場面③：展示会で名刺交換した後の連絡

展示会で名刺を交換した相手には、ブースで話した内容に触れた一通を送ります。
展示会では1日に多くの会社と名刺を交換するため、一斉の案内だけでは相手の記憶に残りません。
名刺の束を前にして、誰と何を話したか思い出せなくなるのは、受け取った相手も同じです。

項目	具体例	目的
ブースで話した内容	先日は〇〇の件でお話しいただいたお礼を伝える	誰からの連絡かを思い出してもらう
資料	話題に出た機能の資料を1つだけ添える	話の続きを読んでもらう
次の約束	詳しい説明の日程を、2つか3つの候補で出す	商談の約束につなげる

名刺交換のその場で話した内容を名刺の裏やメモに残しておくと、あとで一通ずつ書き分ける手間が減ります。
相手から問い合わせてきた場合でも、こちらの返信に答えが来ないことはあります。

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場面④：問い合わせ後に返信がない場合

問い合わせてきた相手から、返事が来ない理由を考えたことはありますか？
原因は関心が消えたことだけではなく、メールが届いていない場合や、答えにくい内容になっている場合もあります。
相手は情報を集めている途中で、複数の会社に同時に問い合わせていることもあります。
自分から連絡をくれた相手だけに、返事がないと落ち込むのは当然です。

・届いているか確かめる：迷惑メールに入っていないか、確認をお願いする一文を添える
・別の連絡手段を使う：問い合わせのときに聞いた電話番号に、短く電話を入れる
・答えやすい質問に変える：「ご都合のよい日を2つ教えてください」のように答えを絞る

返事がないまま何通も送ると押し売りに見えるため、手段を変えても反応がなければ一度間を空けます。
問い合わせから商談まで進んだ相手には、会ったその日のうちにお礼を送るのが基本です。

＜商談の前後＞

場面⑤：初回商談の当日に送るお礼

初回の商談を終えたら、その日のうちにお礼と話した内容の確認を送ります。
翌日以降になると、相手の頭の中ではほかの会社の話と混ざり始めます。
商談のあとは社内の報告や次の準備が重なり、お礼を書く時間が取りにくいのも事実です。
件名：本日のお打ち合わせのお礼（株式会社〇〇〇〇）
書き出し：本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
課題の確認：お打ち合わせでは、問い合わせ対応の手間を減らしたいというお話を伺いました。
宿題：〇月〇日までに、〇〇様の部署に合わせた料金の案をお送りする予定です。
次の予定：次回のお打ち合わせは、〇月〇日〇時からでお願いいたします。
例文のように相手の課題を相手の言葉で書き、宿題の期日まで示しておけば、その日が次の連絡の理由にもなります。
約束どおり提案書を送ったあとも、届いたまま止まらないよう確認の一通が大切です。

場面⑥：提案書を送った数日後の確認

提案書を送ったら、数日後をめどに、届いたかとわかりにくい所がないかを確かめます。
提案書は読むのに時間がかかるため、送った翌日に確認すると急かしている印象を与えます。
読んでもらえたかが気になって、何度も送信済みの画面を開いてしまうのが送り手の心理です。

項目	具体例	目的
届いたかの確認	先日お送りした提案書が届いているかをたずねる	未着や見落としに早く気づく
わかりにくい所の質問	料金の部分で、わかりにくい点がないかを聞く	疑問をその場で解消する
次の打ち合わせ	内容の説明に30分ほどもらえないかを相談する	提案を直接話す場を作る

数日という間はあくまで目安で、相手が社内の会議で提案書を回すと言っていたなら、その会議のあとが自然です。
提案書と同じく、見積を出したあとにも確かめておきたい点があります。

場面⑦：見積を出した後に送る確認

見積を出したあとは、金額への反応と、社内で検討する流れを確かめる一通が次の一手です。
送る時期は提出から1週間ほどを目安に、相手が示した検討の期間があればそちらに合わせます。
金額の話は切り出しにくく、相手の反応を待つだけになりやすい場面です。

・金額の確認：予算の考え方と比べて、気になる点がないかをたずねる
・条件の調整：数量や期間を変えた見積も出せると伝える
・決め方の確認：誰がいつ判断するのかを聞き、次の連絡日を決める

値引きを自分から先に持ち出すと、最初の見積の信頼まで下がるため、まずは相手の気になる点を聞くことに徹します。
その気になる点を考慮した上での回答をする方がスムーズにやり取りが可能です。
見積の確認と並んで返事が止まりやすいのが、次の打ち合わせの日程を決める連絡です。

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場面⑧：日程調整の返信がないとき

日程調整の返事が来ないときは、相手が答えにくい理由を見つけて、候補の出し方を変えます。
日程の返事が短い内容なのに止まる場合、相手の側に何か理由があります。
候補日を送ったきり返事がないまま、その日付が過ぎてしまうと、焦りを感じるのも当然です。

課題	対処法の例
出した候補が合わない	候補を増やし、相手から日時を出してもらう聞き方も添える
メールを見落としている	件名に「日程のご相談」と入れて、短く送り直す
誰が出るか決めにくい	参加してほしい人を、こちらから具体的に書く

（リマインドメール例文31選の記事へリンク予定）
日程調整の道具を使って空いている枠から選んでもらう形にすれば、やり取りの回数そのものを減らせます。
日程が決まり商談が進んでも、最後の決裁の段階で止まる案件は珍しくないのが現実です。

場面⑨：決裁待ちで止まっているとき

決裁待ちで止まっている案件には、急かす連絡ではなく、社内説明に使える材料を送ります。
決裁は担当者の手を離れて上司や役員の判断に移っており、担当者にも急がせる力がないことが多いからです。
担当者から「上に上げています」と言われたまま、何週間も音沙汰がないと気をもみます。
たとえば決裁者がよく気にする費用の回収や導入後の手間について、1枚にまとめた資料を担当者に送るやり方です。
担当者が説明にそのまま使える資料なら、受け取る側の負担にもなりません。
決裁の会議がいつあるかを担当者に聞いておくことも、連絡する日を決める助けになります。
決裁待ちの間は、担当者が社内で説明しやすくなる材料を渡すことに力を注ぎます。
決裁の結果が出る予定日を過ぎても連絡がないときは、結果だけをたずねる短い一通で十分です。
それでも返事が途絶えたまま時間がたった案件は、止まった案件として別の送り方を考えます。

＜止まった案件＞

場面⑩：動きが止まった案件への連絡

動きが止まった案件には、前の話の続きではなく、新しい話題を持って連絡し直します。
最後のやり取りから1か月ほど空いたら連絡する、というのが目安の一例です。
間が空くほど連絡しにくくなり、そのまま声をかけずに終わる案件も出てきます。

項目	具体例	目的
新しい話題	前回の相談に関わる新しい機能の案内	連絡する理由を作る
状況の確認	以前に聞いた課題が、その後どうなったかをたずねる	相手の今の状況を知る
軽い提案	情報の交換だけの15分ほどの打ち合わせを持ちかける	再び会う機会を作る

（休眠顧客の掘り起こしの記事へリンク予定）
前回から何も変わっていないのに同じ提案を送り直すと、相手にもう一度断る手間を負わせてしまう点に注意が必要です。
動きが止まった案件より一歩進み、はっきり断られた相手にも、連絡の機会は残っています。

場面⑪：失注した相手へ間を空けた連絡

失注した相手に向けては、たとえば半年ほど間を空けて、新しい情報を届ける連絡が有効です。
半年という期間はあくまで参考で、相手の契約の更新時期がわかっていればその前に合わせます。
一度断られた相手に連絡するのは気が引けますが、相手の事情も時間がたてば同じとは限りません。

・新しい情報：機能の追加や料金の変更など、前回の判断材料が変わった点を伝える
・状況の変化を聞く：選んだ会社やツールの使い心地を、押し付けずにたずねる
・押し付けない：返事を求めず、必要なときに声をかけてもらえればよいと添える

（失注分析の記事へリンク予定）

失注した相手やアポを断られた相手の一覧を残し、時期を決めて掘り起こすやり方は、営業の支援でもよく使う手です。
失注と同じく、改めて連絡する余地があるのが、アポの段階で断られた相手です。

場面⑫：アポを断られた相手への再連絡

アポを断られた相手には、断られた理由に合わせて、時期と話題を変えて連絡し直します。
「今は必要ない」という断りは今の時期に合わないという意味で、ずっと要らないという意味とは限りません。
電話やメールで一度断られると、その相手の名前を一覧から消したくなるのも、営業ならではの悩みです。

項目	具体例	目的
断られた理由の記録	予算がない、時期が合わない、ほかの会社と契約中	次に連絡する時期を決める
時期を変えた連絡	来期の予算を考える時期に、改めて案内を送る	必要になる時期に合わせる
話題を変えた連絡	前回とは違う課題に役立つ事例を伝える	別の入り口から関心を探る

断られた理由を一覧に残しておけば、担当者が替わっても同じ相手に同じ断られ方をくり返さずに済みます。
相手の側でも担当者が替わることがあり、そのときもフォローアップのよい機会です。

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場面⑬：担当者が異動した後の連絡

相手の担当者が異動したときは、前任へのお礼と、後任へのあいさつを分けて送ります。
後任の人はこれまでの経緯を知らないことが多く、一から説明し直す場面も出てきます。
せっかく進んだ話が担当の交代で振り出しに戻るのは、営業にとってつらい知らせです。

・前任へのお礼：これまでの感謝と、新しい部署での活躍を願う一言を伝える
・後任へのあいさつ：自社の紹介と、前任と進めていた話の概要を短く書く
・経緯の共有：決まったことと残っている宿題を、箇条書きで一覧にして渡す

異動の連絡を受けたら前任の人に後任を紹介してもらえるよう頼むと、初めての相手でも返事をもらえる見込みが高まります。
どの場面でも返事をもらえるかは、メールの書き方しだいで大きく変わります。

メールのフォローアップで返信をもらう7つの書き方

書き方①：件名に用件と期日を入れる

件名を見ただけで、何の連絡で、いつまでの話かがわかるように書きます。
受け取る側は件名で開く順番を決めるため、中身が読めない件名のメールは開くのが遅れます。
件名は、相手が最初に目にする一行。
「先日のお礼」「ご確認のお願い」だけの件名は、ほかのメールに埋もれてしまいがちです。

場面	返事が遅れやすい件名	用件と期日が伝わる件名
提案書の確認	ご確認のお願い	提案書のご確認（〇月〇日の会議の前に）
日程の調整	お打ち合わせの件	次回お打ち合わせの日程（〇日までにご相談）
見積の確認	先日はありがとうございました	お見積のご確認（〇月末のご検討に向けて）

期日は「〇日までに必ず」と迫る形ではなく、相手の予定に合わせた目安として添えると角が立ちません。
件名で開いてもらえたら、次は本文の書き出しで、相手に前回の話を思い出してもらいます。

書き方②：冒頭で前回の内容に触れる

本文の1行目で触れるのは、前回のやり取りで話した内容です。
前回の話に触れずに用件から入ると、相手は過去のメールを探し直す手間を負うことになります。
忙しい相手ほど、どの件の連絡か見当がつかないメールを後回しにします。
前回の要点を商談のすぐあとに記録へ残しておけば、次の一通の書き出しに迷わずに済むのも利点です。
件名：提案書のご確認（〇月〇日の会議の前に）
書き出し：先日は問い合わせ対応の件で、お時間をいただきありがとうございました。
前回の話：月末に問い合わせが集中するというお話を受けて、提案書を見直した次第です。
今回の用件：見直した点を2つにしぼり、本メールにまとめています。
例文は「前回の話」で相手の言葉を引いて内容を覚えていると伝え、「今回の用件」で変わった点を1行で示しています。
（営業メールの教科書の記事へリンク予定）
書き出しで思い出してもらえたら、次は本文で相手の役に立つ情報を足す番です。

書き方③：相手に役立つ情報を足す

フォローアップには、確認や催促だけでなく、相手の検討に役立つ情報を1つ足します。
「その後いかがですか」とだけ書いたメールでは、相手が返事をする理由は見つからないままです。
用件がないのに連絡するのは気が引けて、手が止まる営業担当者は珍しくありません。

項目	やり方の例
事例	相手と同じ業界の会社が、似た課題をどう進めたかを短く紹介する
業界の動き	相手の業界に関わる制度の変更や、話題になっている動きに触れる
よくある質問への答え	検討中の会社からよく聞かれる質問と、その答えを1つ添える

事例を紹介するときは、相手の会社に置きかえて読める点を1つに限ると、長い説明をせずに済みます。
情報を足して文面が長くなりそうなときは、相手に聞くことの数を減らすと読みやすくなります。

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書き方④：質問は1通に1つだけにする

質問をいくつも並べたメールに、すぐ返事を書けますか？
質問が増えるほど答えを考える手間も増え、返事はそのぶん後回しにされます。
そのため、フォローアップでたずねることは1通に1つにしぼります。
聞きたいことが多いと、一度にまとめて送りたくなる気持ちは自然です。

・答えやすい：何に答えればよいかが一目でわかり、相手が考え込まずに済む
・返事が速い：短い答えで済むため、すき間の時間にも返事を書いてもらえる
・やり取りが迷わない：質問と答えが1対1になり、どの答えが何に当たるかで混乱しない

ほかに聞きたいことがあるときは、返事をもらった次の一通で改めてたずねると、やり取りが途切れにくくなります。
質問を1つにしぼったら、その質問の形も、相手が答えやすいものに変えます。

書き方⑤：はい・いいえで答えられる形

目指したいのは、相手が「はい」か「いいえ」だけで答えられる質問です。
ぼんやりした質問は、相手に答えの中身を一から考えさせてしまいます。
「ご検討状況はいかがですか」と聞かれても、相手はどこまで書けばよいか迷うだけです。

項目	ぼんやりした質問	はい・いいえで答えられる質問
提案の検討	ご検討状況はいかがですか	〇日の会議で、提案書をご検討いただけますか
日程	ご都合はいかがですか	〇日の14時からで、ご都合はよろしいですか
資料	資料はお役に立ちましたか	料金の資料も、あわせてお送りしてよいですか

「いいえ」と返ってきた場合も、次にたずねる内容が決まるため、やり取りはそこで止まりません。
答えやすい質問にしたら、次は返事の期日の示し方を考える段階です。

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書き方⑥：返信の期日をやわらかく示す

返事がほしい日は、相手に負担をかけない言い回しで、本文の最後に一言添えます。
期日が書かれていないメールは急ぐ必要がないと受け取られ、返事が後回しになりやすいからです。
一方で「〇日までに必ずご返信ください」と書くと、命令のように響きます。
たとえば「〇日ごろまでにご意見をいただけますと幸いです」という書き方です。
この言い回しなら、目安を伝えながら、相手の都合にも配慮できます。
大事なのは、急かさずに目安だけを伝えること。
期日は、相手の予定を考えた目安として示すのが基本です。
期日を相手が話していた会議や決裁の予定の少し前に置くと、相手にとっても都合のよい区切りになります。
期日も記載することができたら、最後は文面がスマホの画面に収まるかの確認です。

書き方⑦：文面はスマホの1画面に収める

フォローアップの文面は、スマホで開いたときに1画面で読み切れる長さにまとめます。
移動中やすき間の時間にスマホでメールを確かめる相手には、長い文面は最後まで読まれにくくなります。
伝えたいことを全部入れようとして、文面が長くなるのはよくある話です。
読み手が知りたいのは、何をしてほしいかの一点です。

・1文を短く：1つの文に1つの内容だけを書き、読点でつなげすぎない
・要点を先に：お願いしたいことを、あいさつの直後に書く
・添付の説明は1行：添付の中身は1行で伝え、詳しい説明は資料に任せる

送る前に自分のスマホへ一度送ってみると画面での見え方を確かめられ、長すぎる所にも気づけます。
書き方を整えても、送る回数や間隔を誤ると、しつこい印象を与えてしまいます。

メールのフォローアップがしつこいと思われない5つの線引き

線引き①：送る間隔を少しずつ広げる

フォローアップを何通か送るときに大切なのは、1通ごとに次までの間隔を少しずつ広げることです。
同じ間隔で送り続けると、相手には決まった日に届く催促のように見えてしまいます。
返事が来ない焦りから、つい間を詰めて送りたくなるのは、誰にでも覚えのある話です。

懸念点	対策の例
短い間隔で続けて届く	2通目より3通目と、次までの間を前回より長めにとる
毎回同じ曜日や時刻に届く	相手から返事が来た時間帯を見て、送る曜日や時刻を変える
間隔が空きすぎて忘れられる	間を広げるときも、次に送る日を記録に残しておく

間隔の長さは相手の検討の進み方で変わるため、商談で聞いた決裁の時期を目安に組み立てると無理がありません。
間隔と合わせて、何通まで送るかも先に決めておくと、迷いが減って楽です。

線引き②：送る回数の上限を決めておく

フォローアップを何通まで送るかは、担当者の気分ではなく、社内で上限を決めておきます。
上限がないと返事のない相手に送り続けてしまい、会社の印象まで下げるおそれがあります。
迷いながら送る一通には、文面にも自信のなさが出てしまうもの。

・相手の種類で分ける：商談中の相手と資料請求だけの相手で、上限の回数を分ける
・上限に届いたら止める：決めた回数を送っても返事がなければ、その時点で送るのをやめる
・止めた理由を残す：いつ、なぜ止めたかを記録し、次に連絡する時期の目安にする

上限の回数をチームで共有しておけば、担当者が替わっても、同じ相手に送りすぎる事態を防げます。
回数を数える前に、そもそもメールが相手に届いているかも確かめておきましょう。

線引き③：不在や未着を先に確かめる

返事がないときは、もう一通送る前に、相手の不在やメールの未着がないかを確かめます。
理由が不在や未着なら、何通送っても相手の目には届かないからです。
送る側は無視されたと考えがちですが、理由は思わぬところにある場合もあります。

項目	やり方の例
自動返信の確認	休暇や出張を知らせる自動返信が来ていないかを見て、戻る日に合わせて送る
迷惑メールの可能性	電話や別の連絡先で、メールが届いているかを一度だけたずねる
アドレスの確認	名刺や問い合わせの記録と照らし、アドレスの打ち間違いがないかを見直す

届かずに戻ってきたことを知らせる通知は見落としやすいため、送ったあとは受信箱もひととおり見ておくと安心です。
届いているのに返事がないとわかったら、最後の一通で区切りを伝える段階に移ります。

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線引き④：最後の一通で区切りを伝える

決めた上限まで送っても返事がないときは、区切りを伝える最後の一通を送ります。
何も言わずに連絡をやめると、相手の側には話が途中で消えたという印象だけが残るからです。
連絡をやめると決めても、黙って終えてよいのか迷うところ。
その一通を送った日も記録に残せば、時期を空けて改めて連絡するときの手がかりになります。
件名：これまでのご案内について（今回で最後のご連絡です）
書き出し：これまで何度かご連絡を差し上げ、お時間をいただきありがとうございました。
区切り：今はご検討の時期ではないと受け止め、こちらからのご案内は今回で控えます。
次の窓口：今後ご関心が出た際は、本メールにご返信いただければ幸いです。
例文は「区切り」で連絡を控えると伝え、「次の窓口」で相手から声をかけやすい道を残しています。
区切りの前に相手から断りの返事が届いたときは、送り方そのものの切り替えが必要です。

線引き⑤：断りの返事には深追いしない

相手から断りの返事が来たら、理由を聞き出そうとせず、お礼を伝えて引き下がるのが得策です。
断られた直後に食い下がると、時期を変えて連絡するときにも、よくない印象が残ります。
断りの返事を受け取った直後は、どうにか巻き返したいという気持ちが湧いてきます。

・お礼を返す：検討してくれたことへの感謝を、短い一通で伝える
・記録に残す：断られた理由と時期を、相手ごとの一覧に書いておく
・時期を空ける：場面⑪⑫のように、相手の事情が変わるころまで間を置いてから連絡する

断りの理由に「今は」という言葉があれば、その時期を記録の先頭に書くと、次に連絡する日を決めやすくなります。
引き際を守るのと同じくらい、送る一通そのものにも避けたい失敗があります。

メールのフォローアップで避けたい4つのNG

NG①：CC・添付・宛先を間違える

フォローアップを送る前には、CC・添付・宛先の3つを必ず見直します。
何通もやり取りを重ねるうちに、前の返信のCCや添付を、そのまま引き継いでしまいやすいからです。
送信ボタンを押した直後に間違いに気づき、血の気が引いた経験のある人は少なくありません。

懸念点	対策の例
CCの入れ忘れや入れすぎ	前回のメールで誰が入っていたかを見て、今回も必要な人だけを残す
添付の付け忘れや取り違え	本文で添付の資料に触れたら、送る前にファイルを開いて中身を確かめる
宛先の打ち間違い	同じ名字の別の人が候補に出ていないかを、宛先の欄で確かめる

見直す順番をチームで決めておけば、急いでいる日でも、同じ確認を同じ順で行えます。
宛先や添付と同じく、本文の中身を前回から変えずに送るのも避けたい失敗の1つです。

NG②：前回のメールを丸ごと再送する

前回と同じ文面のメールがもう一度届いたら、どう感じますか？
同じ文面の再送は、手間をかけずに催促されたという印象につながります。
そのため、前回の文面をそのまま使わず、新しい一言や情報を必ず加えて送ります。
返事がないと、前のメールを転送して「再送です」と添えるだけで済ませたくなるのが人情です。

・読まれない：同じ件名と文面は、一度読んだメールとして見過ごされやすい
・催促に見える：中身が変わらないため、返事を急かす気持ちだけが伝わる
・関心が下がる：新しい話がないと、相手は検討を進める理由を見つけられない

前回のメールを引用するときは本文の下に置き、上には今回加えた一言を先に書くと読み分けやすくなります。
文面を新しくしても、言い方しだいでは相手を責めているように読めてしまう点が次の落とし穴です。

NG③：相手を責める言い方を使う

返事がないことに触れるときは、相手を責める言い方を避け、こちらからの確認として書きます。
「お返事をいただけていません」という書き方は、事実でも相手には責められたように響きます。
待つ時間が長いほど、言葉の端に気持ちがにじむのは誰にでもあること。

NGの言い方	言い換えの例
まだお返事をいただけていないようですが	先日のメールが届いているか、念のため確認させてください
前回もお伝えしましたとおり	前回のお話の続きとして、改めてご案内いたします
お忙しいとは思いますが、至急ご確認ください	ご都合のよいときに、目を通していただけますと幸いです

送る前に文面を声に出して読み返すと、書いている最中には見えなかったきつい言い方を直せます。
言い方に気を配った一通でも、宛名が抜けていれば、その配慮は相手に届かずじまいです。

NG④：一斉送信で宛名を入れ忘れる

複数の相手にまとめてフォローアップを送るときは、宛名が正しく入っているかを送る前に確かめます。
宛名の抜けや取り違えがあると、一斉に送ったメールだと相手にすぐ伝わり、読む気を失わせます。
件数が多い日ほど、確認の手が抜けやすいのが落とし穴です。

・宛名の差し込み確認：会社名と名前の欄に、正しい相手の情報が入っているかを見る
・テスト送信：本番の前に自分あてに送り、宛名や改行の崩れを確かめる
・BCCの使い方：まとめて送るときは、ほかの相手のアドレスが見えないようBCCに入れる
・法律の確認：広告や宣伝のメールは特定電子メール法（迷惑メールを防ぐための法律）の対象で、原則として相手の事前の同意が要り、送り主の名前の表示や、断られたあとは送らないことが求められる

（参考：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント｜総務省）
一斉送信の前に、送る相手の一覧から配信を断った人を外しておくと、うっかり送ってしまう事故を防げます。
メールだけで返事が来ないときに試したいのが、電話やSMSとの組み合わせです。

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メールのフォローアップを電話・SMSと組み合わせる3つの方法

方法①：メールの翌日に電話を入れる

大事なフォローアップのメールを送ったら、翌日に短い電話を入れて、届いたかと気になる点を聞きます。
メールは相手が読む時間を選べる一方、電話は声でやり取りできるため、文面では拾えない反応までつかめる点が強みです。
相手の時間を奪うようで、電話をためらう人もいます。

項目	やり方の例
電話で伝えること	昨日メールを送ったことと、気になる点がないかの2点だけを短く伝える
時間帯の配慮	始業の直後や昼休みを避け、相手が席にいそうな時間を選ぶ
メールとのつなぎ	電話で聞いた反応をふまえて、次のメールの中身を決める

電話とメールを組み合わせて見込み客を追いかけるのは、追客の基本となる進め方です。
電話で話がまとまったら、その要点はメールにも残しておきます。

方法②：電話で伝えた要点をメールで残す

電話で話した内容は、その日のうちにメールにまとめて送り、「言った、言わない」のずれを防ぐのが鉄則です。
電話の内容は記録に残らないため、日がたつと、お互いの覚えている内容が食い違うこともあります。
話がまとまった安心から、まとめのメールを送りそびれることも。
まとめのメールは、次の順で書きます。

①電話の直後に、決まったことと宿題をメモに書き出す
②件名に「本日のお電話の件」と入れ、何の連絡かを示す
③決まったことを、箇条書きで短く並べる
④次の予定と、こちらの宿題の期日を書いて締める

電話のあとのメールは、相手が社内で報告するときの資料にもなるため、数字や日付の正確さが大切です。
日程の確認のように短い用件なら、メールより手軽なSMSも選べます。

方法③：日程確認はSMSで短く送る

打ち合わせの前日の確認のような短い用件は、SMSで送ると手軽です。
SMSとは、携帯電話の番号あてに送る短い文字のメッセージを指します。
スマホの画面に直接届くため、メールの受信箱に埋もれず、目に入りやすいからです。
たとえば、明日の打ち合わせの日時と自分の名前だけを、1、2行で送ります。
長い説明や資料は送らず、詳しい話はメールや打ち合わせで行うと、役割を分けておくのがコツです。
SMSは日程の確認だけに使い、中身のやり取りはメールに任せます。
なお、広告や宣伝に使うSMSも、特定電子メール法の対象になる点には注意が必要です。
SMSを送ってよいかを商談のときに相手へひと言たずねておけば、突然届いて驚かせてしまうこともありません。
電話やSMSを組み合わせても手が回らなくなったら、送る作業そのものを自動にする手段があります。

メールのフォローアップを自動化する4つの手段

手段①：Gmailの予約送信を使う

Gmailの予約送信を使えば、書き終えたフォローアップを、相手が読みやすい日時に届けられます。
夜に書いたメールでも、翌朝の始業後に届くよう設定しておけば、深夜の連絡で相手を驚かせずに済むのが利点です。
書いたらすぐ送りたくなりますが、届く時刻も相手の受け取り方を左右します。
iPhoneのGmailアプリでの送信日時の設定は、次の順番です。

①アプリ右下の「作成」からメールを書く
②右上のその他のアイコンを押す
③「送信日時を設定」を選ぶ
④送りたい日時を選んで確定する

（参考：Gmailヘルプ（送信日時の設定）｜Google）
予約したメールはメニューの「送信予定」から開けるため、送る前に状況が変われば、変更や取り消しもできます。
Outlookを使っている場合に頼れるのが、返事を待つメールに期限を付ける機能です。

手段②：Outlookのフラグで期限を付ける

Outlookでは、返事を待っているメールにフォローアップのフラグを付け、期限とアラームで追いかけます。
フラグを付けたメールはほかのメールと分けて目に付くため、返事を待っている件の見落としを防ぐのに向いた方法です。
返事を待つメールが増えると、どれがまだ止まっているのかを覚えきれないのが悩みどころです。

項目	やり方の例
フラグを付ける	「フォローアップ」から、本日・明日・来週などのフラグを選ぶ
期限とアラームを付ける	「ユーザー設定」で期限を決め、アラームで知らせが出るようにする
完了にする	対応が済んだら「完了のマーク」を選び、記録を残したまま片づける

（参考：メールメッセージにフォローアップのフラグを設定する｜Microsoft サポート）
フラグの期限を相手に伝えた返事の目安の日にそろえておけば、次の連絡を入れる日を迷わずに決められます。
メールソフトの機能で足りなくなったときの移り先が、案件ごとに連絡日を持てる仕組みです。

手段③：SFAで次回の連絡日を管理する

案件の数が増えたら、SFA（営業の活動を記録して管理する仕組み）で、次に連絡する日を案件ごとに持たせます。
メールソフトの中だけで管理すると、担当者のパソコンにしか予定が残らず、ほかの人が状況をつかめないからです。
たとえば商談のあとに次の連絡日と連絡の目的を記録しておけば、その日に何を送ればよいかがすぐにわかります。
担当者が休んだ日でも、ほかの人が記録を見て代わりに連絡できます。
記録が一か所にまとまるため、引き継ぎも楽です。
次の連絡日は、メールソフトではなく案件の記録に持たせましょう。
連絡日を入れるときに理由も一言残しておくと、あとから見た人も迷いません。
同じ内容を順番に送る連絡なら、配信そのものを自動にするMAの出番です。

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手段④：MAでステップメールを配信する

MA（マーケティング自動化ツール）を使えば、ステップメールを決めた順に配信できます。
ステップメールとは、あらかじめ用意した何通かのメールを、日を空けて順に送る方法です。
資料請求の数が多いと、一通ずつ手で送るのは追いつきません。

項目	やり方の例
配信の順番	お礼、役立つ情報、事例、相談の案内のように、1通ごとの役目を決めて並べる
止める条件	返事や商談の申し込みがあったら、残りの配信を止めて担当者が引き継ぐ
配信停止の窓口	どのメールにも、配信を止める手続きの案内を入れておく
法律の確認	広告や宣伝のメールは特定電子メール法の対象のため、同意を得た相手だけに送り、送り主の名前を必ず書き入れる

（参考：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント｜総務省）
配信したメールの反応を見て、連絡する相手の順番を決めるやり方も有効です。
（KW4の記事へリンク予定）
道具で送る手間を減らしても、誰がどの相手を受け持つかが決まっていなければ、返事を取りこぼします。

メールのフォローアップをチームで回す4つの仕組み

仕組み①：1件ごとの担当者を決める

チームでフォローアップを回すときは、相手1件ごとに、誰が連絡するかを決めておきます。
担当者が決まっていないと、全員が誰かが送ったと思い込み、結局だれも連絡しない案件が生まれるからです。
忙しい時期ほど、こうした取りこぼしは起きやすくなります。

・一覧に名前を書く：相手ごとの一覧に、担当者の名前を必ず入れる
・代わりの人を決める：担当者が休むときに、代わりに送る人を先に決めておく
・替わったら知らせる：担当を替えたときは、相手にも新しい担当者を知らせる

担当者の名前と次の連絡日を同じ一覧に並べておけば、朝のうちに今日送る相手を全員で確かめられます。
担当者が決まったら、次は誰が書いても同じ質になるよう、文面の型をそろえます。

仕組み②：文面の型をチームで共有する

よく使うフォローアップの文面は、型としてチームで共有し、誰が送っても同じ質で届くようにします。
担当者ごとに一から書いていると時間がかかるうえ、人によって出来に差が出てしまうからです。
文面を考えるのに時間を取られ、送るのが遅れるのはもったいない話です。

項目	やり方の例
場面ごとに分ける	資料請求のあと、商談のあと、止まった案件などの場面ごとに型を用意する
差し替える所を示す	相手の名前や前回の話など、毎回書き換える所に印を付けておく
定期的に見直す	返事が来やすかった文面を持ち寄り、型を書き直す

（営業メールテンプレ33選の記事へリンク予定）
商材の中身を理解したうえでメールの文案を作る進め方は、営業の支援の現場でも取り入れられています。
型をそろえたあとは、送ったメールに返事が来たかどうかを、チームで毎日確かめます。

仕組み③：返信の有無を毎日共有する

送ったフォローアップに返事が来たかどうかを、チームの全員が知っていますか？
すぐに答えられないなら、返事の有無を毎日共有する時間を、短くても設けます。
返事を待っている件は、担当者の頭の中だけにしまい込まれてしまいます。

・朝の短い確認：前日に送った相手と、返事があったかを短い時間で伝え合う
・反応の中身も伝える：返事の有無だけでなく、相手の様子や気になった言葉も共有する
・止まった件を拾う：返事が来ない件を全員で見て、次の打ち手を決める

相手の反応を毎日持ち寄れば、次の一通の中身を決める手がかりになります。担当者だけの判断だけでなく、チーム全員で知恵を絞って次のアクションを考えられるので効果的です。
毎日の共有を続けたら、次は月に1度のまとめた振り返りで、送り方そのものを見直す番です。

仕組み④：月に1度は返信の状況を振り返る

月に1度は、送ったフォローアップと返事の状況をまとめて振り返り、送り方を見直します。
毎日の共有では目の前の1件に意識が向き、どの書き方や時期が効いているかまでは見えにくいからです。
たとえば、返事が来たメールの件名や送った曜日を並べると、反応のよかった形が見えてきます。
反対に、返事が来なかったメールに共通する点があれば、それが文面の型を直すきっかけです。
振り返りで見つけた形は、すぐに文面の型と送る時期に反映します。
振り返りの結果を一覧に残しておけば、新しく入った人も、チームが積み重ねた工夫をそのまま使えます。
ここまでの内容をふまえて、メールのフォローアップでよく聞かれる質問にも答えておきましょう。

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メールのフォローアップに関するよくある質問

iPhoneでも表示される？

iPhoneのGmailアプリでも、フォローアップの提案を表示するかどうかを選べます。
設定はアプリのメニューから開き、受信トレイのカスタマイズにある「アクションの提案」で切り替えます。
パソコンで設定を済ませていても、スマホでは画面の作りが違うため、どこを押せばよいか迷いがちです。
細かな手順は、前半の「基本③：設定から表示をオフにする」で紹介しています。
表示をオフにしても、届いたメールそのものが消えることはないので、安心して切り替えてください。
（参考：Gmailヘルプ（iPhoneとiPad）｜Google）
表示の切り替えは同じ画面からいつでも戻せるため、外出先で使いながら、合うほうを選べます。
提案が出たメールに返事を書くときは、例文の型を持っておくと早く書けます。

例文はどう書けばいい？

基本の形は、お礼、前回の話の確認、今回の用件、次の予定の4つを順に書く流れです。
この順で書けば、相手はどの件の連絡で、何に答えればよいかを1通の中でつかめます。
場面ごとに一から考えるやり方では、書くたびに時間がかかるのが難点です。
4つの順番を手元に置いておけば、場面が変わっても、空いた所に今回の中身を入れるだけで一通を書き上げられます。
件名や書き出しの例は、本記事の場面⑤や書き方②に載せたとおりです。
場面ごとの例文をさらに見たいときは、次の記事も役立ちます。
（リマインドメール例文31選の記事へリンク予定）
（営業アポ取りメール例文の記事へリンク予定）
例文は相手の名前や前回の話を差し替えてから送ると、相手に合わせた一通として読んでもらえます。
英語でやり取りする相手には、英語での書き方も知っておくと安心です。

英語で何と書く？

英語では名詞の「follow-up」を使い、件名に入れて前回の連絡の続きであることを示すのが一般的です。
動詞として使うときは、つなぎの記号を入れずに「follow up」と書き分けます。
英語のメールでは、どこまで丁寧に書けばよいかが迷いやすい点です。
件名なら「Follow-up on our meeting」のように、何についての続きかを短く添える形が定番です。
本文の組み立ては日本語のメールと同じで、お礼から入り、前回の話と今回の用件を順に短く伝えます。
英語の場合も質問を1つにしぼると、相手が短い返事で答えやすくなる点は同じです。
フォローアップに似た言葉として、日本語では催促メールとの違いもよく聞かれます。

催促メールとの違いは？

目的で分けると、フォローアップは相手の検討を助ける連絡、催促メールは期日を守ってもらう連絡です。
フォローアップでは情報を足したり気になる点をたずねたりして、相手の判断を後押しします。
一方の催促メールは、支払いや提出など、すでに決まった期日を過ぎたものに対して送る連絡です。
フォローアップに催促の言い方を混ぜると、役に立つ連絡のつもりでも、急かされたと受け取られかねません。
検討中の相手には催促ではなく、役立つ一言を添えたフォローアップを送りましょう。
期日を過ぎた件でも、相手の事情を気づかう一言を入れると、催促の角が取れます。
催促と違い、フォローメールという呼び方は、フォローアップとほぼ重なる意味で使われています。

フォローメールとの違いは？

フォローメールとメールのフォローアップは、ほぼ同じ意味で使われる言葉です。
どちらも、前の連絡や商談のあとに、関係を続けるために送るメールを指します。
呼び方が違うと、別の種類のメールがあるのかと迷いやすいところです。
社内で呼び方がそろっていないなら、どちらか一方に決めておくと、話し合いでの取り違えを防げます。
本記事で紹介した13の場面や7つの書き方は、フォローメールと呼ぶ場合にもそのまま使えます。
社内の資料や手順書でも、言葉を1つにそろえておくと、新しく入った人が迷わずに済んで便利です。
大切なのは呼び方ではなく、相手の役に立つ一通を、ちょうどよい時期に届けることです。
送る件数が増えて手が回らないときは、外の力を借りる方法もあります。

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資料請求やセミナー、展示会で出会った相手に、時期を合わせて連絡し続けるのは、社内の営業だけでは大きな負担です。
営業代行やインサイドセールスの支援をうたう会社はさまざまですが、相手の検討の時期まで見すえて動ける会社は限られます。
送る数だけを追う会社に任せると、返事のないメールが積み上がるだけになりかねません。
だからこそ、相手の反応を見ながら連絡の中身を変えられる“現場目線で本当に使えるパートナー”を選ぶことが大切です。

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