営業の商談報告書テンプレート13選・レポートの書き方5つの手順と記入例

営業の商談報告書のテンプレートと書き方を、記入例付きで解説します。

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本記事を読むと分かること

・商談報告書のテンプレート13選（段階別・状況別・読み手別）
・商談報告書の書き方5つの手順とコツ（結論・事実・次の一手）
・商談報告書の記入例3選と作り方（生成AI・エクセル・SFA）

現場の営業担当者だけでなく、営業責任者必見の内容です。
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営業の商談報告書テンプレート13選・段階と状況別

【商談の段階別】

段階①：初回訪問の商談報告書

商談報告書のテンプレートは、商談の段階によって書く項目の中身が変わります。
初回訪問の目的は相手の全体像をつかむことなので、項目は相手の事業と困りごとを中心に置けば足ります。
1回目の訪問で全部を聞き出すのは、現実には難しい話です。
空欄のまま残った欄は、次の商談で聞く質問の一覧としてそのまま使えます。

項目	記入例	次回までに確かめること
日時・訪問先	〇月〇日 14時／〇〇株式会社本社	次回も同じ担当者が出席するか
相手の出席者	営業部課長〇〇様	課長の上で決める人は誰か
相手の事業	法人向けの業務システムを販売	主な顧客の業種と会社の規模
聞き出した困りごと	新規の問い合わせが月に数件しかない	問い合わせを増やす施策をすでに試したか
自社への関心	同じ業界の事例資料を求められた	どの規模の会社の事例を見たいか
次の約束	〇月〇日までに事例資料を送る	資料を読んだうえで面談できるか

3列目は、次回の商談の前日に読み返す欄として書いておきましょう。
初回の報告書は短くても、次に聞くことさえ書いてあれば、上司は安心して商談を任せられます。
相手の全体像をつかんだあとに来る山場が、決める権限を持つ人と直接話す商談です。

段階②：決裁者と会った商談の報告書

決裁者（契約するかどうかを最終的に決める人）と行った商談は、上司が報告書を特に細かく読む場面です。
担当者の前向きな返事より、決裁者が口にした一言のほうが、受注の見込みをより正確に映します。
決裁者の言葉は、聞いた当日のうちに残さないと細部が消えます。
以下は、項目ごとの記入例と、面談で引き出したい一言です。

・決裁者の役職・名前：取締役〇〇様（狙う一言「最終的には私が決めます」）
・決裁者が気にする点：導入後に現場が使いこなせるか（狙う一言「現場が使えるなら前向きに考える」）
・社内の決め方：〇月の役員会で承認をとる（狙う一言「役員会には私から出します」）
・予算の枠：年間〇〇万円までなら社内で通る（狙う一言「その金額なら社内で通せる」）
・導入したい時期：来期が始まる〇月から使いたい（狙う一言「〇月には始めたい」）
・次の約束：〇月〇日に現場の責任者も交えて説明（狙う一言「次は現場の責任者も呼びます」）

面談の前に狙う一言を決めておき、実際に聞けた言葉は「」のまま残しましょう。
決裁者の一言が並んだ報告書なら、受注までに残った壁の高さを上司が見積もれます。
決裁者の関心をつかんだら、次はその関心に沿って提案した商談を報告する番です。

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段階③：提案した商談の報告書

提案の商談では、相手の反応をページごとに書き分けると、次の提案書をどこから直せばよいかが一目でわかります。
提案全体の感想だけでは、次の手が決まりません。
「よかったです」と言われても、どのページが評価されたのかが残っていなければ、次の提案で同じ説明を再現できないからです。

項目	記入例	提案書のどこに反映するか
提案した内容	問い合わせを増やす3か月の支援プラン	表紙のすぐあとの概要ページ
相手が評価した点	同業他社の事例の数字	事例のページを前のほうへ移す
相手が疑問を持った点	支援が終わったあとの運用方法	最後に運用のページを足す
相手からの質問	社内の担当者は何人必要か	体制のページに必要な人数を書く
相手の要望	費用を月ごとに分けて見たい	見積もりのページを月別の表にする
次の約束	〇月〇日に直した提案書を出す	直した箇所に印を付けて送る

提案書の直しを後輩に任せるときも、この表があれば口で説明する手間が省けます。
ページごとの反応を集めておけば、提案書そのものを会社の財産として磨き直せます。
提案に納得してもらえたら話は金額の相談へ進むため、見積もりを出したあとの報告書が必要です。

段階④：見積もり提示後の報告書

見積もりを出したあとの報告書は、「高いと言われた」の一言で終わりがちです。
金額への反応だけでは、値引きするべきか、支払いの条件を変えるべきかを、上司がその場で判断できません。
交渉の材料になるのは、相手が口にした言葉です。
記入例のあとに、価格の話し合いに備えて用意する情報を添えます。

・提示した金額：初期費用〇〇万円・月額〇〇万円（用意：月額に含まれる作業の一覧）
・金額への反応：月額が予算より少し高い（用意：予算との差がいくらか）
・比べている案：社内で人を雇う案と比べている（用意：1人を雇う場合にかかる費用）
・相手が削りたい部分：初期の研修はいらないと言われた（用意：研修を外した場合の金額）
・支払いの条件：年度内に支払いを終えたい（用意：分割にできるかどうか）
・次の約束：〇月〇日までに金額の案を2つ出す（用意：値引きせずに出せる別の案）

括弧内を用意してから上司に相談すれば、値引きの前に打てる手を一緒に考えてもらえます。
安易な値引きで利益を削らずに済むのは、価格の材料がそろっているときです。
価格の相談がまとまって受注が決まると、報告書の役目は社内への引き継ぎに移ります。

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段階⑤：受注が決まった商談の報告書

受注が決まった商談の報告書を主に読むのは、営業ではなく、導入を担当する人や経理です。
受注の喜びだけを書いて終わると、引き継いだ人が同じ質問をお客様にもう一度することになります。
お客様からすれば、営業に話したことを二度説明する手間です。

項目	記入例	引き継ぐ相手と渡す情報
契約の内容	月額プラン・〇月〇日から12か月	経理：請求の開始日と支払い方法
受注の決め手	導入後の研修が手厚い点	導入担当：研修で特に重視する点
相手の担当者	総務部〇〇様（日々の窓口）	導入担当：連絡のとりやすい時間帯
約束したこと	最初の1か月は週1回の打ち合わせ	導入担当：約束した回数と期間
気をつける点	前の業者で導入が遅れた経験がある	導入担当：最初の予定を守る大切さ
次の約束	〇月〇日に導入担当と3人で顔合わせ	上司：顔合わせに同席するかどうか

渡す相手の名前まで書き込んでおくと、渡す側と受ける側の両方で漏れを確かめられます。
引き継ぎの報告書は、細かい内容を明確に記載することと漏れを防ぐために受注が決まった当日のうちに書くのが理想です。
受注とは逆に、商談が実らなかったときにも、報告書でしか残せない情報があります。

【状況別】

状況①：失注した商談の報告書

失注した商談（契約をとれずに終わった商談）の報告書は、書くのがつらくても、次の受注につながる情報を残す場です。
負けた理由を「価格で負けた」の一言で済ませると、同じ負け方を次の商談でも繰り返しかねません。
理由を書くときの基本は、相手が伝えた言葉と自分の見立てを分けることです。
各項目の矢印の先には、次の提案に生かす点を書きます。

・失注が決まった日：〇月〇日に担当者から電話→検討にかかった期間を次の予定に入れる
・相手が伝えた理由：他社のほうが導入までが早い→導入までの日数を提案の最初に示す
・自分の見立て：現場の責任者と会えていなかった→早い段階で現場の人との面談を頼む
・選ばれた会社：〇〇社（相手から聞けた範囲で）→比べられたときの説明を用意する
・今後の接点：半年後に見直すと言われた→〇月に近況をうかがう連絡を入れる

相手の理由と自分の見立ては行を分けて書き、本音と推測を取り違えないようにしましょう。
失注の理由がたまった報告書は、提案のどこで負けやすいかをチームで知る手がかりです。
相手の反応を読み取りにくい点で、画面越しの商談も報告書に工夫が要る場面です。

状況②：オンライン商談の報告書

画面越しの商談では、相手の表情や周りの様子が見えにくいため、報告書に書ける相手の反応も少なくなりがちです。
カメラを切っている相手なら、声の調子と発言の中身だけが判断の材料です。
反応が読み取りにくい分、見えたことと見えなかったことを分けて残すと、上司の判断がぶれません。

項目	記入例	対面と違って気をつける見方
相手の出席者	画面に3名、うち1名はカメラなし	画面の外に同席者がいないか
相手の反応	料金の説明で質問が増えた	表情ではなく質問の数で見る
画面共有した資料	導入事例の3ページを見せた	相手が資料を最後まで見られたか
通信の状況	途中で2回音声が途切れた	聞き逃された説明がないか
録画の有無	相手の了解を得て録画した	録画を見返して発言を確かめる
次の約束	〇月〇日に対面で打ち合わせ	次回を対面にするかどうか

録画は、相手の了解を得てから始めるのが前提です。
見えなかったことまで書いておけば、上司は次回を対面に切りかえるかどうかを決められます。
画面越しの商談と同じく、上司や技術担当者と一緒に訪ねる同行営業にも、報告書ならではの書き方があります。

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状況③：同行営業での商談報告書

上司や技術担当者と2人以上で訪問したら、報告書は誰が何を話し、誰が何を聞いたかで分けて書きます。
同行した人がそれぞれ別に報告書を書くと、同じ内容が2本に重なるか、どちらからも抜け落ちます。
防ぐ手は、役割の欄を作ることです。
記入例のあとの括弧には、同行者との役割の分け方を書きます。

・同行した人：営業課長〇〇、技術担当者〇〇（報告書は営業担当が1本にまとめる）
・当日の役割：課長が挨拶、技術担当者が仕組みを説明（役割は訪問前に決めておく）
・技術面の質問：今のシステムとつなげられるか（技術担当者が答えた内容を追記する）
・決裁者の反応：課長の話を聞いて導入時期に前向き（課長が受けた印象を足してもらう）
・持ち帰った宿題：接続の方法を資料で送る（宿題ごとに担当者の名前を書く）
・次の約束：〇月〇日に技術担当者だけで打ち合わせ（次回に同行が必要かを決める）

宿題の行には担当者の名前を添え、「誰かがやると思っていた」という抜けを防ぎましょう。
役割が見える報告書は、次に同行を頼むときの段取りの下書きにもなります。
同行で人手をかけても商談が途中で止まることはあり、そのときは止まった理由を探る書き方が必要です。

状況④：停滞している商談の報告書

停滞している商談の報告書では、「先方の返事待ち」の一言が何週間も続くことがあります。
返事を待つだけでは、商談が止まった理由も、動かす手も見えてきません。
止まった商談を動かす第一歩は、止まってからの日数と最後に話した日を数字で書くことです。

項目	記入例	動かすための打ち手
最後に話した日	〇月〇日（20日前）にメール	新しい事例を添えて連絡する
止まっている理由の見立て	相手の担当者が異動した	後任の方の名前を確かめる
相手の社内の動き	来期の予算を決めている時期	予算が決まる前に概算を渡す
まだ聞けていないこと	決裁者が誰に代わったか	元の担当者に引き継ぎ先を聞く
自分の次の行動	〇月〇日に電話で近況を聞く	電話の前に聞く質問を3つ決める
見切る目安	〇月末までに返事がなければ保留	保留にした商談の見直し日を決める

保留にする期限まで決めておけば、動かない商談に時間を使い続ける事態を、上司と一緒に防げます。
打ち手が書かれた報告書なら、上司から「あの件はどうなっている」と聞き直される心配も無用です。
止まった理由が他社との比較にある場合は、比べられた点を細かく残す報告書が役に立ちます。

状況⑤：競合と比べられた商談の報告書

競合と比べられた商談では、相手がどの点を比べているかを書かないと、報告書が「他社より高い」だけで終わります。
次の商談で先回りした説明を用意する手がかりは、比べられて負けやすい点です。
相手から聞いた他社の情報は、聞いた言葉のまま書くと誤解が生まれることを防ぐことができます。
記入例のあとの括弧に、比べられて負けやすい点を書き添えます。

・比べている会社：〇〇社と△△社の2社（弱み：名前が広く知られた会社の安心感）
・相手が重視する点：導入後の問い合わせへの対応（弱み：窓口の受付時間の短さ）
・自社が評価された点：同じ業界の事例が多い（弱み：事例の数だけでは差がつきにくい）
・他社が評価された点：初期費用がかからない（弱み：最初に払う金額の大きさ）
・相手が迷っている点：長く使ったときの総額（弱み：総額で比べた資料がない）
・次の約束：〇月〇日に3年間の総額の比較表を出す（弱み：総額の差が伝わりにくい）

負けやすい点は隠さずに書き、上司から対策を引き出しましょう。
弱点が並んだ報告書は、次に作るべき比較資料の下書きです。
ここまでは1件ずつの商談を報告する形ですが、経営層に向けて週ごとにまとめる報告書は選ぶ項目が異なります。

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【読み手・形式別】

形式①：経営層向けの週次報告書

経営層に向けて報告する場合は、1件ずつの細かい話より、全体の数と大きな商談の動きを1枚にまとめる形が読まれます。
経営層は、報告書を読んで人の配置や予算の配り方を決めます。
細かな経過は、聞かれたときに答えられるよう手元に残しておけば十分です。

項目	記入例	経営判断に使われる場面
今週の商談の数	初回12件・提案5件・見積もり3件	営業の人数が足りているかを見る
受注と失注	受注2件（〇〇万円）・失注1件	月の売上の見込みを直す
大きな商談の動き	〇〇社が〇月の役員会にかける	役員どうしの面談を入れるか決める
失注の主な理由	今月の失注4件のうち3件が導入時期の遅さ	導入の体制に人を足すか考える
来週の見込み	〇〇社の受注が決まる予定	売上の予定を経理に伝える
経営層への相談	大きな商談に役員の同行がほしい	役員の予定を空けるかを決める

経営層向けの報告書は現場の報告書を集計して作るため、現場で項目がそろっていないと数字が出せません。
数字で書かれた週次報告があれば、経営層は人や予算を動かす判断を会議の場で下せます。
反対に、細かい数字より速さが求められるのが、チャットに投稿する短い報告書です。

形式②：チャット投稿用の短い報告書

社内のチャットに投稿する報告書は、上司がスマートフォンで読んでも1画面に収まる5行が目安です。
長い報告書を貼ると、通知では冒頭の数行しか見えず、肝心の次の一手まで読まれないことが起きてしまいます。
投稿文の実物は、次の5行です。

・【〇〇社・提案】受注の見込みは高め
・決め手：担当者1人でも使える操作の簡単さを評価された
・懸念：社内の稟議に〇週間かかる
・次の一手：〇月〇日までに稟議用の資料を渡す
・相談：稟議資料の中身について明日5分ほしい

挨拶や経緯は正式な報告書に回し、チャットには5行だけを投稿しましょう。
5行で届く報告なら上司の返事も早くなり、その日のうちに次の手を打てるのが利点です。
5行の報告では伝えきれない見込みの確かさは、4つの項目で整理する形で測れます。

形式③：BANT項目で整理する報告書

BANTは、予算・決裁者・必要性・導入時期の4つで商談の見込みを測る考え方です。
4つの欄に分けて書けば、どの商談でも同じ物差しで見込みを比べられます。
4つが最初からそろうとは限らないため、埋まらない欄こそ報告書で目立たせる価値があります。

項目	記入例	埋まらないときの次の質問
予算（Budget）	年間〇〇万円の枠がある	「同じような取り組みに、これまでいくら使いましたか」
決裁者（Authority）	部長の〇〇様が決める	「最終的なご判断は、どなたがされますか」
必要性（Need）	問い合わせを月に〇件増やしたい	「今のままだと、半年後に何が困りますか」
導入時期（Timeline）	〇月から始めたい	「いつまでに結果がほしいとお考えですか」
総合の見込み	4つのうち3つを確認済み	「残りの点は、次回どなたに伺えばよいですか」

質問は相手を問い詰める聞き方にならないよう、今の取り組みを聞く形から入るのがコツです。
4つの欄で見込みをそろえれば、担当者ごとの「いけそう」という感覚の差が報告書から消えます。
13のテンプレートはそのままでも使えますが、自社の商談の進め方に合わせて直すと現場に定着しやすくなります。

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営業の商談報告書テンプレートを自社用に直す5つの手順

手順①：使う段階のテンプレートを選ぶ

最初から全段階のテンプレートを作るより、自社で一番多い商談の段階から1つ選ぶほうが、現場に早くなじみます。
全部そろえてから配ろうとすると準備が長引き、その間も報告のやり方はばらばらのままです。
迷ったときは、先月の商談で最も件数が多かった段階を選べば外しません。

・初回訪問が多い会社：初回訪問の報告書から始め、次に聞くことの欄を必ず入れる
・提案まで進む商談が多い会社：提案した商談の報告書から始め、ページごとの反応を残す
・失注の振り返りをしたい会社：失注した商談の報告書から始め、理由を2つに分けて書く

1つの段階で書き方が定着すれば、残りの段階のテンプレートは項目を足すだけで作れます。
とはいえ、選んだテンプレートの項目をそのまま使ってよいかは、読む側に確認をする必要があります。

手順②：読み手が知りたい項目を聞く

そのテンプレートの項目は、読む上司に聞いて決めましたか？
項目は書く側ではなく、読む側の知りたいことから決めるのが基本です。
読み手が判断に使う情報が欄にそろっていれば、報告書は読み飛ばされる書類から、毎回開かれる書類に変わります。
書き手だけで決めた項目は書く側の都合で並び、上司が欲しい情報ほど抜け落ちます。

読み手	知りたいこと	聞き方の例
直属の上司	受注の見込みと、自分が手を貸すべき点	「商談のあと、最初に確かめたいことは何ですか」
部長・経営層	全体の数と、大きな商談の進み具合	「週に1度、どの数字を見られれば十分ですか」
他部署（導入担当・経理）	契約の条件と、お客様との約束	「受注のあと、営業に聞き直すことは何ですか」

項目を聞く場は、上司と部下が報告の目的をそろえる機会にもなります。
ただし聞き出した項目を全部そのまま欄にすると、今度は書く側の負担が重すぎて続きません。

手順③：必須と任意の項目を分ける

項目は、毎回必ず書く「必須」と、必要なときだけ書く「任意」に分けておくと、忙しい日でも書き続けられます。
全部を必須にしたテンプレートは、忙しい日ほど空欄だらけになり、やがて誰も使わなくなります。
「全部埋めなければ」と思うほど、報告を後回しにしたくなるのが人の常です。

・必須にする項目の条件：上司が受注の見込みを判断するのに欠かせないもの（次の一手・期限・相手の反応など）
・任意でよい項目の条件：商談によってあったりなかったりするもの（同行者・競合の名前・持ち帰った資料など）

必須の欄が少ないほど、手が回らない日でも報告だけは上がってきます。
もっとも、空欄のまま配るだけでは、欄に何をどこまで書けばよいかまでは伝わりません。

手順④：記入例を1つ添えて配る

テンプレートを配るときは、架空の商談で埋めた記入例を1つ添えると、書く量と中身のばらつきが減ります。
欄の名前だけでは、どこまで詳しく書けばよいかの受け取り方が人によって違うからです。
たとえば「聞き出した課題」の欄でも、1行で済ませる人と10行書く人が同じチームに出てきます。
記入例で「課題は2〜3行、相手の言葉を1つ入れる」と見せれば、読む上司も報告どうしを比べやすくなります。
記入例に使う会社は架空にし、実際のお客様の名前は入れないのが安全です。
見本が1つあるだけで、上司が書き直しを頼む場面はぐっと減ります。
配ったあとは、実際の使われ方を見ながら項目を直す段階に入ります。

手順⑤：使ってみて項目を見直す

テンプレートは作って終わりではなく、1か月ほど使ったら項目を見直す日を決めておくと、形だけの欄が残りません。
見直すときの確認点は、欄ごとに書かれているか、読まれているかの2つです。
一度決めた項目を変えるのは面倒ですが、使われない欄を残すほうが書く人の負担は大きくなります。

見直すサイン	考えられる原因	直し方
毎回空欄のままの項目	聞く場面がない、または必要がない	任意に移すか、欄ごと消す
書く量が人によって違いすぎる項目	何を書けばよいかがあいまい	記入例を1行足して書く範囲を示す
上司が必ず聞き返す点	判断に必要な情報の欄がない	聞き返された内容を新しい欄にする

見直しを重ねたテンプレートには、自社の商談で受注に近づく書き方が少しずつたまります。
項目を直すときに迷ったら、そもそも商談報告書が何のためにあるのかに立ち返ると、判断に迷いません。

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営業の商談報告書とは・日報との3つの違い

違い①：書く単位が1日か1商談か

日報と商談報告書を、同じ書き方で済ませていませんか？
商談報告書は、1つの商談について、何が決まり次に何をするかを伝える報告書です。
日報が1日を単位にまとめるのに対して、商談報告書は1商談を単位に1枚書くため、同じ会社との商談を後から追えます。
1日に何件も商談がある日は、日報にまとめて書きたくなるのが本音です。

・日報：1日の単位で書く（訪問した件数、使った時間、明日の予定など）
・商談報告書：1つの商談の単位で書く（相手の課題、反応、次の一手、期限など）

日報の書き方そのものは、例文とあわせて別の記事で紹介しています。
（参考：営業日報の例文）
2つに分けておけば、日報は短く済み、商談報告書は1件ごとに中身を厚く書けます。
書く単位が違うと、上司が報告書から読み取りたい情報も変わります。

違い②：読み手が報告書で知りたい情報

同じ上司が読む場合でも、日報で知りたいのは部下の1日の動き方、商談報告書で知りたいのは1件ごとの受注の見込みです。
日報で外回りの多さはわかっても、どの商談に手を貸せばよいかまでは読み取れません。
書き手は、商談の細部を日報に詰め込まず、商談報告書のほうに集めましょう。

比べる点	日報	商談報告書
上司が知りたいこと	1日の動き方と時間の使い方	受注の見込みと手を貸すべき点
見る頻度	毎日まとめて見る	大きな商談ほどその都度見る
書く中身	訪問件数・移動・事務作業	相手の課題・反応・次の一手
使い道	働き方の相談や指導	商談への同席や条件の判断

読み手の目的が違う以上、日報に商談の中身を詰め込むと、どちらの目的にも中途半端な報告になります。
2つの差がはっきり表れるのは、報告の最後に次の一手まで書くかどうかです。

違い③：次の一手まで書くかどうか

商談報告書は、次に何をするかまで書いて、はじめて上司が動ける報告になります。
日報は1日の振り返りで終わっても役目を果たせますが、商談報告書は次の行動が決まっていないと商談がそこで止まります。
上司は報告書を読んで、自分が何を手伝うかを決めるからです。
たとえば「前向きに検討中」で終わった報告書では、上司は待つべきか動くべきかを選べません。
「〇月〇日までに役員会の資料を送り、翌週に電話で結果を聞く」とあれば、上司の役目は資料を一緒に確かめることです。
次の一手が並んだ報告書は、チームの誰が今週何をするかを示す予定表の役目も果たします。
では、その次の一手を含めて、商談報告書にどんな項目を書けばよいのかが次の問題です。

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営業の商談報告書に書くべき9つの項目

【基本情報】

項目①：商談の日時と訪問先・参加者

日時と訪問先、参加者は、あとから同じ会社の商談を探すときの目印になる基本情報です。
相手の参加者は名前だけでなく役職まで書いておくと、誰が決める立場で、誰が現場の声を伝える役かが見えます。
毎回書く欄だからこそ、書き方を先に決めておくと迷わずに埋められます。

・日時：年月日と開始・終了の時刻（例：〇年〇月〇日 14時〜15時）
・訪問先：正式な会社名と部署名（オンラインの場合はその旨を書く）
・相手の参加者：名前と役職（例：営業部部長〇〇様）
・自社の参加者：同行した人も含めた全員の名前

役職が並んでいれば、上司は次の商談で誰に会うべきかを報告書だけで判断できます。
参加者の顔ぶれがわかったら、その商談が何のための場で、今どこまで進んでいるかを書き添えます。

項目②：商談の目的と今いる段階

上司が報告書を開いて最初に探すのは、この商談が受注までの道のりのどこに着地しているかです。
目的が書かれていない報告書には、うまくいったかどうかを測る物差しがありません。
段階の名前は社内でそろえ、同じ「提案中」が人によって違う状態を指さないようにしましょう。

段階	その段階の目的の例	報告で書く一言
初回訪問	相手の事業と困りごとを知る	課題を2つ聞けた、次回は予算を聞く
課題の確認	困りごとの原因と優先度を確かめる	原因は人手不足と判明、提案に進む
提案	解決の方法と効果を示す	事例のページが評価され、見積もりを頼まれた
見積もり	金額と条件をすり合わせる	月額の差が〇万円、別の案を出す
契約の手続き	契約書の中身を確かめる	相手の法務の確認待ち、〇月〇日に返事の予定

段階ごとの一言は、細かい経過を読む時間がない上司にも、進み具合を一目で伝えます。
段階が進むほど報告書で欠かせなくなるのが、相手の会社で誰がどう決めるかという情報です。

項目③：相手の決裁者と社内の決め方

相手の会社で誰が最終的に決め、どんな流れで決まるのかを書いておくと、受注までにかかる時間を読み違えません。
担当者が乗り気でも、決裁者の承認が取れなければ契約は結べません。
初回の商談で決め方まで聞くのは、踏み込みすぎに感じるものです。

・決裁者の役職：最終的に決める人の役職と名前
・決めるまでの流れ：担当者の検討から、部長の確認、役員会の承認までの順番
・決める時期：役員会が開かれる月や、予算が決まる時期
・聞けなかった項目：空欄にせず「未確認」と書き、次の商談で聞く質問に回す

「未確認」が並んだ報告書は、上司にとって同席や助言が必要な商談を見つける目印です。
決め方の見通しが立ったら、相手がそもそも何に困っているのかを、背景まで含めて書き残します。

【商談の中身】

項目④：聞き出した課題とその背景

課題の欄に「人手が足りない」とだけ書いた報告書では、上司は提案の方向を決められません。
同じ人手不足でも、採用がうまくいかないのか、辞める人が続いているのかで、打つべき手はまったくの別物です。
課題は、相手の言葉と生まれた背景を1組にして書くことが重要です。

書く要素	記入例	背景まで書く理由
相手の言葉	「営業の人数が足りない」	言い回しから困りごとの強さがわかる
いつから困っているか	半年前にベテランが2名退職してから	急ぎの課題かどうかを見分けられる
困りごとの影響	既存のお客様への訪問が月に半分に減った	提案で効果を数字で示せる
すでに試したこと	求人を出したが応募が少ない	同じ案を出して断られるのを防ぐ
相手が考える理想	新規の開拓を外に任せたい	提案の方向を相手の望みに合わせられる

背景まで書かれた課題は、上司だけでなく提案書を作る人にとっても、そのまま使える下書きです。
課題の重さが見えたら、それを解決するために予算をいくら使えるのか、そしていつまでに始めたいのかを確かめます。

項目⑤：相手の予算と導入したい時期

予算と導入したい時期は、受注の見込みを判断するうえで欠かせない2つの数字です。
課題がどれほど深刻でも、予算がなければ契約は結べず、時期が決まっていなければ商談はいつまでも続きます。
とはいえ、初対面の相手にいきなり予算を尋ねれば、身構えられて当然です。
予算をはっきり言ってもらえないときは、「〇〇万円から〇〇万円の間」のように幅で書いて構いません。
相手が「決まっていない」と答えたなら、その言葉のまま書き、いつ決まるのかを次に聞くのが筋です。
時期も「来年度中」で終わらせず、「〇月の新しい部署の立ち上げに間に合わせたい」のように理由と月まで書きましょう。
幅や理由まで添えた数字なら、上司はその商談を売上の見込みに入れるかを決められます。
数字で見込みを測ったら、相手の反応や言葉から、購入への気持ちがどれくらい高いかを書き加えます。

項目⑥：相手の反応と購入の温度感

「前向きでした」と書いた商談が、その後止まったことはありませんか？
温度感（相手がどれくらい買う気でいるか）は、担当者の印象ではなく、相手の言動をそのまま書くと正確に伝わります。
「前向き」の一言では、上司は受注が近いのか社交辞令なのかを見分けられません。
相手に気を使われた言葉ほど、好意的に受け取りたくなるのは自然です。

温度感の段階	相手の言動の例	報告での書き方
高い	導入の時期や社内の手続きを自分から聞いてきた	「社内の承認の流れを質問された」と書く
中くらい	資料の追加を頼まれたが、時期の話は出ない	「事例の追加を頼まれた、時期は未定」と書く
低い	「検討します」だけで次の約束がない	「次回の日程は決まらず」と事実だけ書く

言動のまま残した記録は、あとで失注を振り返るとき、見込みを読み違えた場面を探す手がかりです。
相手の気持ちを測るうえでもう1つ欠かせないのが、ほかの会社と比べているかどうかです。

項目⑦：競合他社と比べている状況

最後に自社が選ばれるかを左右するのは、相手が競合他社と何を比べているかです。
比べている会社と相手が重視している点がわかれば、次の提案で何を強調すべきかが決まります。
相手が比べていることを伏せる場合もあるため、聞けた範囲で書き、聞けなかったことは「未確認」と残しておきます。

・比べている会社：相手から聞けた会社名（聞けなければ「未確認」）
・相手が重視している点：価格、導入の早さ、導入後の対応など
・自社の見られ方：ほかの会社と比べて評価された点と、物足りないと言われた点
・書かないこと：他社の悪口や、確かめていないうわさ

自社の見られ方が記録に残れば、同じ競合と比べられる次の商談で、最初から説明の順番を変えられます。
相手の状況がそろったら、次に置くのは、自社が何をするかを期限つきで書く欄です。

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【次の一手】

項目⑧：次にやる行動とその期限

次にやる行動は、何を、いつまでに、誰がやるかの3つがそろって、はじめて上司が確かめられる約束になります。
「資料を送る」だけでは、いつまでに送り、送ったあと何をするのかがわからないままです。
期限のない行動は、急ぎの仕事に押されて後回しにされやすくなります。

行動の例	期限の書き方	担当
事例の資料を送る	〇月〇日（金）までにメールで送る	自分
見積もりを出し直す	〇月〇日の打ち合わせの前日まで	自分（金額は上司が確認）
技術面の質問に答える	〇月〇日までに回答を文書で送る	技術担当者の〇〇
決裁者との面談を頼む	〇月中に日程を決める	上司から相手の部長に連絡

担当の欄に上司の名前が入っていれば、上司自身も自分の宿題として報告書を読み返します。
行動を書き出すと、自分だけでは決められないことや、上司の力を借りたいことも見えてきます。

項目⑨：上司に相談したい困りごと

上司に相談したいことを書く欄があると、上司は報告書を読んだその場で、どこに手を貸せばよいかがわかります。
相談の欄がなければ、困りごとは口頭で伝えるしかなく、忙しい上司には届かないまま時間が過ぎます。
相談の多さは力不足の印ではなく、商談を前に進めようとしている証拠です。
たとえば「決裁者との面談に同席してほしい」と書いてあれば、上司はその日のうちに予定を確かめられます。
相談がない商談も「相談なし」と一言書くのが、上司を安心させる工夫です。
相談の欄は、担当者が1人で抱え込むのを防ぎ、チームで受注を取りにいくための入口の役目を果たします。
書く項目がそろったら、次に身につけたいのは、それを伝わる順番と言葉で書く手順です。

営業の商談報告書の書き方5つの手順

手順①：商談直後にメモを整理する

商談報告書は、商談が終わった直後に手元のメモを整理するところから始めると、書く手間も抜け漏れも減ります。
時間がたつほど、相手が実際に言った言葉と自分の解釈の区別がつきにくくなるからです。
記憶は思ったより早く薄れます。

・相手の言葉：印象に残った発言を「」付きでそのまま書く
・数字：予算、人数、時期、件数など、相手が口にした数字
・次の約束：次回の日程や、送ると約束した資料

この3つが手元にあれば、報告書を書く段になって相手に聞き直す場面を減らせます。
メモがそろったら、報告書の書き出しになる1行目から組み立てます。

手順②：結論と見込みを1行目に書く

上司は、あなたの報告書を何行目まで読んでいますか？
上司が最初の数行で判断しても困らないよう、報告書の1行目には結論と受注の見込みを書きます。
1行目を読めば、その商談がうまくいったのか、上司が動く必要があるのかがわかる状態が理想です。
商談の流れどおりに書き始めてしまうのは、書く側にとってそれが自然な順番だからです。

悪い1行目	良い1行目	直したところ
本日14時に〇〇社を訪問しました	〇〇社：導入時期を質問された、〇月に受注の見込み	訪問の事実より結果を先に書いた
先方の課長と1時間ほど話しました	〇〇社：予算が合わず、別の案を〇日までに出す	次の一手を1行目に入れた
いろいろと質問を受けました	〇〇社：技術面の質問3件、回答すれば提案に進める	「いろいろ」を数字に直した

1行目で結論がわかる報告書なら、上司は残りの行を必要なときだけ読めば済みます。
結論を1行で示したら、それを信じてもらう根拠を2行目以降に置きます。

手順③：数字と事実を先に並べる

数字と事実を先に並べると、上司は1行目の結論が正しいかどうかを自分の目で確かめられます。
「かなり大きな予算」「近いうちに導入したい」のような言い方では、読む人によって思い浮かべる規模も時期もばらばらです。
数字は解釈がぶれません。

・予算：年間〇〇万円（相手が口にした金額）
・人数：相手の営業部は〇名、導入するのは〇名分
・時期：〇月の役員会で決定、〇月から使い始めたい
・件数：今の問い合わせは月に〇件、目標は月に〇件

数字が先に並んだ報告書は、あとで受注と失注の理由を振り返るときにも、そのまま比べられます。
具体性を数字でもたせることで、誰が読んでも同じ基準でイメージ出来る点が、信ぴょう性のある報告書として価値を見出します。
数字で事実を押さえたら、相手が話した課題の裏にある原因を、分けて書く作業に移ります。

手順④：課題の原因を分けて書く

相手が口にした課題と、その原因として考えられることは、報告書の中で行を分けて書きます。
相手が言った課題はそのまま書けますが、原因はまだ担当者の見立てにすぎないからです。
2つを1行にまとめると、確かめていない原因に合わせて提案を組み、相手の本当の困りごとを外します。

相手が言った課題	考えられる原因	確かめる質問
新規の問い合わせが少ない	サイトの見直しが止まっている	「サイトを最後に直したのはいつですか」
営業が既存のお客様で手一杯	1人あたりの担当件数が多すぎる	「1人で何社を担当していますか」
若手がなかなか育たない	教える時間と仕組みがない	「新人の最初の3か月は、誰が教えていますか」

聞くべき質問まで書いておけば、次の商談で原因を確かめられ、提案の的が絞れます。
原因を確かめる質問が決まったら、それを次の一手として日付つきで書き込みます。

手順⑤：次の一手を日付つきで書く

手順の締めくくりに、報告書に残ったあいまいな言葉を、日付つきの次の一手へ書きかえます。
「検討します」「追って連絡します」のような書き方では、上司がいつ結果を聞けばよいのかは不明のままです。
日付が入った一手は、あとから守れたかどうかを確かめられます。

・直す前「資料を検討します」／直した後「〇月〇日までに資料を読み、〇日に電話で感想を聞く」
・直す前「先方からの連絡待ち」／直した後「〇月〇日に返事がなければ、こちらから電話する」
・直す前「見積もりを調整します」／直した後「〇月〇日までに金額の案を2つ作り、上司に確認する」

日付の入った一手が並べば、上司は次の定例でどの商談の結果を聞けばよいかを迷いません。
ここまでの手順で書いた報告書は、いくつかのコツで、さらに上司が読みやすい形に整えられます。

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営業の商談報告書を上司が読みやすくする5つのコツ

コツ①：事実と自分の意見を分ける

事実と自分の意見を分けて書くと、上司は報告書のどこまでを確かな情報として扱えばよいかを迷わずに済みます。
事実は相手が言ったことや起きたこと、意見は担当者がそこから考えたことです。
商談の手応えが良いほど、期待が事実のような書き方にまぎれ込みます。

混ざった書き方	分けた書き方
先方は導入にかなり乗り気だ	事実：導入時期を質問された／意見：前向きと考える
予算は問題ないと思う	事実：予算は〇〇万円と聞いた／意見：見積もりは枠内に収まる見込み
競合には勝てそうだ	事実：他社より事例を評価された／意見：事例で差をつけられる

上司の助言は、分けて書かれた意見の部分にだけ向ければ足ります。
分けて書いた報告書は長くなりやすいため、冒頭に3行の要約を置くと読みやすさが保てます。

コツ②：箇条書きで3行に要約する

1行目の結論に理由と次の一手を足し、箇条書き3行の要約として冒頭に置きます。
3行に収まらない報告は、まだ書き手の頭の中で整理しきれていない合図です。
3行なら、移動中でも読めます。

・1行目（結論）：〇〇社は料金に納得、〇月の役員会で決まる見込み
・2行目（理由）：月ごとの費用の内訳を、部長が評価した
・3行目（次の一手）：〇月〇日までに費用の内訳を1枚にまとめて送る

要約の3行は、そのままチャットでの報告や週次の報告にも写せるため、同じ内容を何度も書く手間が省けます。
要約の1行目で見込みを示すときは、「高い」「低い」といった言葉の基準をチームでそろえておく必要があります。

コツ③：相手の温度感を段階で示す

言動で書いた温度感に、決裁者・予算・時期の確認状況を重ね、AからDの段階名で示します。
ある人の「見込み高」が別の人の「まだわからない」と同じ中身では、上司はどの商談に力を入れるべきかを決められません。
段階の名前と判断の目安は、上司と相談して一度決めれば十分です。

段階の名前	判断の目安	上司の動き方
A（受注が近い）	決裁者・予算・時期をすべて確認済み	契約の条件を一緒に確かめる
B（検討が進んでいる）	決裁者・予算・時期のどれか1つが未確認	提案書の中身を見て助言する
C（関心はある）	決裁者・予算・時期のうち確認できたのは1項目	次の打ち手を担当者と相談する
D（見込みが薄い）	決裁者・予算・時期のどれもまだ確認できていない	追いかける回数を減らす判断をする

段階ごとの件数を数えれば、来月の受注の見込みもチームで同じ数字として出せます。
段階の名前と同じく、報告書に使う言葉そのものも、誰が読んでも通じるものを選びます。

コツ④：専門用語や略語を言い換える

専門用語や社内の略語は、誰にでも通じる言葉に言い換えると、上司以外の人にも内容が正しく伝わります。
商談報告書は直属の上司だけでなく、経営層や導入担当、ときには新しく来た上司も読む書類だからです。
毎日使っている略語ほど、ほかの人に通じないことに気づけません。
たとえば営業部で使う「PJ案件」「ネクアク」も、経理や導入担当が読むと何を指すのかが伝わりません。
部の外に出た略語は、読み手にとって暗号と同じです。
相手の業界の専門用語も、初めて出てくるところで一言の説明を添えておけば、担当が替わっても読み違いが起きません。
言葉がそろった報告書なら、あとで商談を集計するときも同じ意味で数えられます。
言葉を整えたら、最後に仕上げたいのが、上司に相談したい点を書く位置と書き方です。

コツ⑤：相談したい点を最後に書く

相談したい点を報告書の最後に置けば、上司は読み終えた流れのまま返事を考えられます。
本文の途中にまぎれた相談は、上司が読み飛ばしたり、答える中身を取り違えたりしやすい部分です。
相談は、上司が「はい」か「いいえ」で返せる形に整えます。

・同席のお願い：「〇月〇日の現場の責任者への説明に、同席をお願いできますか」
・判断のお願い：「値引きは〇％まで認めてもらえますか」
・助言のお願い：「競合の〇〇社と比べられています。説明の順番を見てもらえますか」

答えやすい形の相談は、上司の返事を待つ時間を縮め、商談を止めずに次の一手へ進ませます。
読みやすい書き方がわかったら、実際に項目を埋めた記入例で、報告書全体の形を確かめてみましょう。

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営業の商談報告書の記入例3選

例①：IT企業への初回訪問の記入例

初回訪問の記入例は、テンプレートの「初回訪問の商談報告書」の項目を、実際の言葉で埋めた形です。
相手は勤怠管理のクラウドサービスを売る架空のIT企業で、社員80名を想定しています。
自分の記入例を作るときも、相手の言葉は「」のまま書き写しましょう。

項目	記入内容
日時・訪問先	〇月〇日 10時／〇〇株式会社（IT企業・社員80名）本社
相手の出席者	マーケティング部部長〇〇様、同部〇〇様
相手の事業	中小企業向けに勤怠管理のクラウドサービスを販売
聞き出した困りごと	「展示会で集めた名刺を、営業が追いきれていない」
自社への関心	名刺の相手に電話をかける支援の進め方を聞きたい
次の約束	〇月〇日までに電話での支援の事例を2件送る
次回までに確かめること	展示会で集めた名刺の枚数と、今の追いかけ方

困りごとの欄は相手の言葉を「」のまま残しているため、上司は相手の悩みの深さをそのまま受け取れます。
初回で相手の課題が見えたら、次の段階は、その課題に向けた提案を持って訪ねる商談です。

例②：製造業への提案商談の記入例

製造業への提案商談の記入例は、チャットやメールに貼る場面を想定し、表ではなく「項目：内容」の形で書いています。
表の形がくずれる画面でも、この形なら1行ずつ読めます。
形式は違っても、中身はテンプレートの項目と同じです。

・日時・訪問先：〇月〇日 15時／△△株式会社（製造業・社員300名）工場の会議室
・提案した内容：新しい取引先を探す電話営業を、3か月間まとめて任せるプラン
・相手が評価した点：業界の用語を理解した担当者が電話をかける点
・相手が疑問を持った点：電話で聞き取った内容を、どの形で受け取れるのか
・相手からの質問：「うちの営業が同行する必要はありますか」
・相手の要望：最初の1か月は対象の業種を絞って試したい
・次の約束：〇月〇日に対象の業種を絞った提案書を出す
・提案書に反映すること：受け渡す報告の見本を1ページ足す

疑問を持った点と質問を別の行に書いておくと、次の提案書で答えるべき点が2つとも漏れません。
提案が通っても金額の段階で商談が止まる場面はあり、そのときの書き方を示すのが3つ目の記入例です。

例③：見積もり後に止まった記入例

見積もり後に返事が止まった商談は、止まった原因の見立てと次の打ち手まで書くと、上司と対策を話し合えます。
想定は、人材サービスの架空の会社に見積もりを出し、3週間ほど返事がない場面です。
止まった商談ほど、書く手が重くなります。

項目	記入内容
日時・訪問先	〇月〇日 16時／□□株式会社（人材サービス・社員150名）オンライン
提示した金額	初期費用〇〇万円・月額〇〇万円（12か月）
金額への反応	「上に通すには、月額をもう少し抑えたい」
比べている案	自分の会社で営業を1名増やす案
相手が削りたい部分	毎月の報告会を2か月に1回にしたい
支払いの条件	3か月ごとにまとめて払いたい
最後に話した日	〇月〇日（3週間前）にメールで質問に回答
止まっている原因の見立て	部長が社内で説明するための資料を持っていない
次の打ち手	〇月〇日までに、1名増やす案との費用の比較表を送る

原因の見立てと打ち手がそろった報告は、上司が次にどこを押すかを一緒に考える土台です。
記入の手間を生成AIで減らすなら、最初に確かめたいのは、AIに入れてよい情報の範囲です。

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営業の商談報告書を生成AIで早く書く5つの手順

手順①：入力してよい情報を確かめる

生成AIに商談メモを入力する前に、社内のルールと、入れようとしている情報の中身を確かめます。
便利だとわかっていても、何を入れてよいのか迷うのは自然なことです。
個人情報保護委員会は、個人情報を含む指示を入れるなら、利用目的の範囲内かを十分に確かめるよう呼びかけています。

・社内のルール：生成AIの利用を認めているか、使ってよいサービスが決まっているか
・相手の会社名・個人名：利用目的の範囲内か、名前を伏せて入れられないか
・秘密を守る約束：相手と結んだ契約で、外に出せない情報になっていないか
・サービスの設定：入れた内容が、AIの学習に使われない設定になっているか
・利用規約：入れた情報がどう扱われるかが、規約に書かれているか

委員会は、本人の同意なく個人データを入れ、回答以外の目的に使われると、法に反するおそれがあるとも示しています。
（参考：生成AIサービスの利用に関する注意喚起｜個人情報保護委員会）
迷う情報は名前を伏せて入れるか、入れずに手で書くかを、先に決めておくのが安全です。
入れてよい範囲が決まったら、AIに渡す元になる商談メモを、渡しやすい形で残すところから始めます。

手順②：商談メモを箇条書きで残す

AIに要約を頼むときは、商談中のメモを文章ではなく項目ごとの箇条書きで残すと、下書きの精度が上がります。
メモが長い文章のままだと、AIが相手の言葉と自分の感想を混ぜて要約しやすいからです。
メモの質が、下書きの質を決めます。

メモの項目	書き方の例	AIに渡すときの注意
相手の言葉	「来期は新規の開拓に力を入れたい」	「」を付け、自分の言葉と区別させる
数字	予算は年間〇〇万円、導入は〇月から	単位まで書き、AIに推測させない
自分の見立て	部長は前向き、課長は慎重	「意見：」と書き、事実と分けさせる
次の約束	〇月〇日までに事例を送る	日付は数字で書き、言い換えさせない
会社名・個人名	〇〇社、担当の〇〇様	社内ルールに合わせて伏せ字にする

伏せ字にした名前は、AIが書いた下書きを受け取ってから、手で正しい名前に戻します。
メモを取る段階で相手の話を漏らさず残したいときは、商談そのものを文字に起こす方法もあります。

手順③：同意を得て商談を文字起こし

商談を録音する前に、相手の了解を取っていますか？
個人情報保護法の上では、録音を相手に伝える義務まではありませんが、同意を得るほうが信頼を守れます。
録音の了解を求めると、相手が身構えそうで言い出しにくいのは当然です。
個人情報保護委員会のQ&Aは、通話の内容から特定の個人がわかれば、その録音は個人情報に当たると示しています。
その場合も、利用目的を通知するか、公表しておく必要はあります。
（参考：「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A｜個人情報保護委員会）
商談の冒頭で「報告書を正確に書くため、録音してもよろしいですか」と一言たずねれば、相手も安心して話せます。
断られたときは録音をやめ、手でメモを取れば十分です。
了解を得て残した記録は、相手の言葉をそのまま報告書に写せるため、聞き違いによる行き違いも防げます。
文字起こしした記録がそろったら、報告書の項目を指定して、AIに要約を頼む段階に進みます。

手順④：項目を指定して要約させる

AIへの指示は「要約して」の一言ではなく、報告書の項目と書き方を指定すると、手直しの少ない下書きが返ってきます。
項目を指定しないと、AIは商談の流れを順番どおりに並べた長い文章を返すことがあります。
一度作った指示文は、毎回コピーして使い回せる道具です。

・次の商談メモをもとに、商談報告書の下書きを作ってください
・1行目に、会社名と受注の見込みを1行で書いてください
・続けて「相手の課題」「相手の反応」「予算と時期」「次の一手と期限」の順に見出しを立ててください
・相手の発言は「」を付け、メモにある言葉のまま使ってください
・メモにない数字や名前は書かず、わからない欄は「未確認」と書いてください
・最後に、上司に相談したい点を1つ挙げてください
・（ここに商談メモを貼る）

「メモにないことは書かない」の一文を入れておくと、AIがもっともらしい数字を付け足す失敗を減らせます。
ただし、AIの下書きをそのまま出すのではなく、数字と固有名詞だけは自分の目で確かめる必要があります。

手順⑤：数字と固有名詞を確かめる

AIが作った下書きは、提出する前に、数字と固有名詞だけでも元のメモと1つずつ照らし合わせます。
文章が自然に読めるほど、中身の誤りには気づきにくくなります。
手間に感じても、1か所の誤りが報告書全体の信用を落とすため、飛ばせない確認です。

確かめる箇所	AIが間違えやすい例	確かめ方
金額	月額の金額を年間の金額として書く	メモの数字と単位を1つずつ見比べる
日付	「来週の火曜」を別の日付に置きかえる	カレンダーで曜日と日付を確かめる
会社名・人名	似た名前の会社や役職を取り違える	名刺やメールの署名と照らし合わせる
相手の発言	言っていない言葉を「」付きで書く	録音やメモに同じ言葉があるかを探す
次の約束	期限のない約束に日付を足す	相手と決めた日付かを思い出して直す

間違いを見つけたら、指示文に「単位を変えない」などの一文を足すと、次から同じ誤りが減ります。
AIで下書きを作るにしても、報告書を書いて残す器をどのツールにするかは、別に決めておきたい点です。

営業の商談報告書を作る3つのツール・エクセル・ワード・SFA

ツール①：エクセルで項目を表にまとめる

エクセルは、報告書を1行で1商談の表にまとめたい会社に向いています。
列を項目に、行を商談にすれば、会社名や段階で並べ替えられるのが強みです。
費用をかけずに始められるのも利点です。
一方で、1つのファイルを何人もが直すと、誰が最後に書きかえたのかがわかりにくくなります。
たとえば同じファイルを別々に保存すると、どれが最新の報告かを誰も答えられません。
対策は、保存する場所を1か所に決め、商談ごとに書き込む人を担当者だけに絞ることです。
表の形で報告がたまれば、月ごとの受注と失注の件数を、並べ替えだけで数えられます。
ただ、表のマスに収まらない細かなやりとりまで残したいときは、文章で書けるワードが合います。

ツール②：ワードで文章を中心に書く

ワードは、商談のやりとりを文章で書き残したいときや、報告書を印刷して会議で配る会社に向いています。
表のマスでは切れてしまう相手の説明も、文章なら流れのまま残せます。
その分、書く人によって長さがばらつきやすいのが弱みです。

向いている場面	良い点	気をつける点
大きな商談の報告	経緯を文章で順に残せる	1行目に結論を書き、長さを抑える
会議で配る資料	印刷しても形がくずれにくい	配る前に社外秘の情報を確かめる
取引先ごとの記録	1社1ファイルで経緯をたどれる	ファイルの名前の付け方をそろえる

文章中心で書くときも、テンプレートの項目を見出しとして並べておけば、読む側は必要な欄だけを拾えます。
多くの商談をまとめて追いかけたい会社に合うのが、営業の記録専用のシステムです。

ツール③：SFAの入力画面を使う

SFA（営業の活動を記録するシステム）の入力画面を使えば、報告書の項目がそのまま商談の記録として社内に残ります。
上司は画面を開くだけで、担当者ごと、段階ごとの商談の一覧を見られるのが利点です。
使い始める前に報告書の項目を決めておけば、別の表と二重に書く手間も生まれません。

・商談の数が多く、表やファイルでは追いきれなくなった
・上司が外出先からも、部下の報告を確かめたい
・受注と失注の理由を、項目ごとに集計したい
・報告書の項目が、すでに社内で決まっている

13のテンプレートの表は、エクセル・ワード・SFAのどれに写しても使える形です。
どのツールを選んでも、書き方を誤ると報告書は読まれないため、よくある失敗も知っておきたいところです。

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営業の商談報告書でよくある5つの失敗

失敗①：経過を時系列で長く書く

商談の流れを最初から順番に書いていませんか？
時系列で書くと、書く側は楽でも、読む上司は結論を探して最後まで読まされます。
思い出した順に書くのが書きやすいのは、誰でも同じです。

失敗の書き方	直した書き方	直すポイント
会議室で名刺を交換し、会社の紹介から始めました	〇〇社：見積もりの依頼あり、見込みはB	1行目に結論を置く
次に先方の課題を伺いました	課題：「問い合わせが月に数件」	相手の言葉だけを抜き出す
最後に次回の日程を決めました	次の一手：〇月〇日に見積もりを出す	日付と行動を1行にまとめる

経過は結論のあとに回して書き直せば、上司が読む時間が短くなり、その分を助言に回してもらえます。
流れを整理しても、書いた中身に相手の言葉と自分の推測が混ざっていると、上司は判断を誤ります。

失敗②：相手の発言と推測が混ざる

相手の発言と担当者の推測が混ざった報告書を読むと、上司は推測を相手の本音だと受け取ってしまいます。
たとえば「導入に前向き」が、相手の言葉なのか担当者の印象なのかは、文面だけでは区別できません。
相手が笑顔で話を聞いてくれた商談ほど、印象を「前向き」と書いてしまう危険が高い場面です。

・見分け方：相手が実際に口にしたか、その言葉をそのまま言えるか
・発言の書き方：「」を付けて、聞いた言葉のまま書く
・推測の書き方：文頭に「意見：」と付け、理由を1つ添える
・迷ったとき：どちらか判断がつかない内容は推測の側に入れる

推測を推測として書いておけば、上司が商談に同席したときに、自分の耳で確かめる点がはっきりします。
発言と推測を書き分けても、報告の最後に次の行動がなければ、上司は何を待てばよいかを見失います。

失敗③：次の行動が決まっていない

次の行動が決まっていない報告書を受け取った上司は、商談を任せてよいのか、自分が動くべきかを決められません。
期限と担当が抜けていても同じです。
商談の直後は、次の一手まで考える余裕がないのも無理はありません。

よくある書き方	困ること	直し方
引き続きフォローします	いつ何をするのかがわからない	「〇月〇日に電話で〜を聞く」と書く
先方の社内で検討中です	誰がいつ決めるのかがわからない	決める人と決める日を聞いて書く
資料を送付予定です	誰が送るのかがわからない	送る人の名前と日付を入れる
次回の日程は調整中です	商談が止まっても気づけない	日程を決める期限を書く

書く前に「次に誰が何をいつするか」を自分に問うだけで、この失敗の多くは防げます。
次の一手の中身も、報告書を書く時間が商談から離れるほど、あいまいな記憶に頼ることになります。

失敗④：書くのが翌日以降になる

報告書を翌日以降に回すと、相手が実際に使った言葉が記憶から抜け、担当者の要約だけが残ります。
要約だけの報告書では、上司は相手の温度感をつかめません。
商談が続く日は、その場で全部を書き上げる時間がないのが普通です。
たとえば翌日に書いた報告では、「一度にまとめて払うのは厳しい」という一言が、「価格に不満」に丸められます。
一言の違いでも、値引きで応じるか、支払いの条件で応じるかの判断が変わります。
当日中に全部を書けない日は、相手の言葉と数字だけでも商談の直後にメモしておくのが現実的な手です。
言葉が残っていれば、報告書そのものは翌日に仕上げても、中身の正確さは大きく損なわれません。
書くタイミングを守れても、毎回同じ文面を繰り返す報告書では、上司は変化に気づけません。

失敗⑤：毎回同じ内容を繰り返す

同じ商談の報告書が毎回ほぼ同じ文面になっていると、上司は商談が進んでいるのか止まっているのかを見分けられません。
前回の報告をコピーして直す書き方は手早い反面、変わった点が埋もれます。
返事待ちが続く商談ほど、書く中身が前回と重なりやすい点に注意が必要です。
報告書の冒頭に「前回からの変化」の欄を1つ足すと、書く側も変化を探す習慣がつきます。

繰り返しのサイン	原因	対処法
「引き続き検討中」が3回続く	相手の状況を聞けていない	前回から変わった点を1つ聞く
課題の欄が初回から同じ	課題を深く聞けていない	課題の原因を確かめる質問をする
見込みの段階がずっと同じ	段階を上げる条件を知らない	次の段階に進む目安を上司と決める

変化の欄が何度も空くなら、それ自体が商談の止まりかけを知らせる合図です。
1人の報告書で見える変化を、チーム全体の報告書から読み取れるようにすると、さらに使い道が広がります。

営業の商談報告書をチームで生かす3つの仕組み

仕組み①：週1回の定例で共有する

商談報告書を週1回の定例で共有すれば、担当者1人の記録をチーム全員の知恵として使えます。
上司だけが読む形のままでは、同じ業界の商談を持つ同僚に、その知恵が届かないのが惜しい点です。
今ある会議の一部で足ります。

・止まっている商談を1件選び、次の打ち手をみんなで出し合う
・受注した商談の報告書から、決め手になった相手の一言を紹介する
・失注した商談の報告書から、次に同じ負け方をしないための点を話す

共有する報告書は、事前に1〜2件に絞って配っておくと、会議の時間を延ばさずに済みます。
定例で話した受注と失注の理由は、その場で終わらせず、集めて残すと次の商談に生きます。

仕組み②：受注と失注の理由を集める

受注と失注の理由を報告書から集めると、自社がどんな相手に、どんな理由で選ばれているかが見えます。
1件ずつでは偶然に見えた理由も、並べると同じ傾向として浮かぶのが、集める意味です。
失注の理由を人前に出すのは、担当者にとって気が重い作業です。

集める理由の例	分け方	次に生かす場面
導入までの早さで選ばれた	受注・相手の決め手	急ぎの課題を持つ相手への提案
価格で他社に負けた	失注・相手が伝えた理由	他社と比べられている商談の見積もり
決裁者に会えないまま終わった	失注・自分の見立て	初回訪問で決め方を聞く場面

失注の理由で担当者を責めず、次の提案を直す材料として扱うと、報告が集まりやすくなります。
理由を数えて比べるには、報告書の項目と書き方がチームでそろっていることが前提です。

仕組み③：項目をそろえて集計する

報告書の項目と書き方をチームでそろえると、商談の数や受注の理由を、表にして集計できるようになります。
担当者ごとに項目がばらばらでは、同じ「見込み高」でも中身が違い、数えた結果が当てになりません。
書き方を合わせるのは窮屈に感じますが、集計の土台になるのはこの手間です。

・見込みの段階（AからD）：受注に近い商談が今月いくつあるか
・失注の理由（決めた分類から選ぶ）：負けやすい理由がどれか
・商談の段階（初回訪問から契約の手続きまで）：どの段階で止まる商談が目立つか
・業種と会社の規模：受注しやすい相手の特徴

集計の結果を次の定例で話し合えば、共有から改善までが1つの流れでつながります。
報告書を出す期限の決め方も、仕組みを整えるときに現場から上がりやすい疑問です。

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営業の商談報告書に関するよくある質問

商談報告書はいつまでに出すべきですか？

商談報告書は、商談があった当日中に出すのが基本で、社内で期限が決まっていればそのルールに従います。
当日中なら相手の言葉が記憶に残っており、上司も翌日の朝には次の手を相談できます。
とはいえ、外回りが続いた日に当日中の提出が難しいのも事実です。
期限を決めるときは、上司が見たいタイミングから逆算すると、無理のない線が見えます。
「当日中に要約、翌朝までに全体」のように、段階で期限を決めるのも1つの形です。
提出の期限がそろうと、上司は報告を待つ時間が読め、助言を返す段取りも立てられます。
期限と並んで迷いやすいのが、商談報告書と議事録をどう使い分けるかという点です。

商談報告書と議事録は何が違いますか？

商談報告書は社内の上司に次の判断を仰ぐための報告で、議事録は話し合った内容を相手と共有するための記録です。
同じ商談の話でも、読む人と目的が違うため、書く中身も異なります。
特に、見立てや社内の相談を議事録に書くと、相手に渡せない文書になります。

比べる点	商談報告書	議事録
主な読み手	社内の上司やチーム	相手の会社と自社の出席者
目的	次の一手の判断をあおぐ	決まったことを双方で確かめる
書く中身	見込み・見立て・相談したい点	話し合った内容・決定事項・宿題
自分の意見	見立てとして書く	書かない
相手に渡すか	渡さない	渡すことがある

見立てや受注の見込みを書かない議事録なら、そのまま相手に渡しても問題が起きにくくなります。
書く文書の種類を分けたら、次に迷うのは、どの商談で報告書を書くべきかという線引きです。

商談報告書は毎回書くべきですか？

商談報告書は毎回書くのが基本ですが、商談の重さによって書く量を変えてかまいません。
毎回すべての欄を埋めようとすると、書くこと自体が負担になり、報告が続かなくなります。
線引きの目安は、決裁者と金額の話です。

・毎回しっかり書く商談：決裁者と会った商談、見積もりを出した商談、受注や失注が決まった商談
・短くてよい商談：資料を届けただけの訪問、日程の確認だけの電話
・短く書くときの形：結論・次の一手・期限の3行

短い商談でも、次の一手と期限だけは毎回残すと、商談が止まったときにすぐ気づけます。
報告書の書き方やチームでの使い方に迷うときは、営業の現場を知る外部の相談先を頼るのも1つの手です。

営業の商談報告書の書き方でお困りのことがあればスタジアムに無料で聞いてみよう！

商談報告書を書いても上司に読まれず、次の一手が決まらないまま商談が止まっていませんか？
項目を整えたのに受注につながらず、何を直せばよいかわからない気持ちはよくわかります。
報告書に書ける中身は、商談の場でどこまで聞き出せたかで決まります。
型だけ整えても、商談で聞き出す力が伴わなければ、報告書は空欄だらけのままです。
だからこそ、報告の型と商談の進め方を、外の目で一緒に見直すことが大切です。

弊社スタジアムでは、営業代行の戦略設計から現場実行までを一気通貫で支援しています。
IT・Web領域に精通した専任担当が、1商材にフルコミットする体制で支援する点が強みです。
商談報告の仕組みをチームに根づかせたい方や、商談の質を上げたい方には特に向いています。
報告書の項目の見直しのような小さな相談からでも受け付けています。

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