フォーム営業のコツ23選・そのまま使える例文9選と反応率を上げる改善方法

フォーム営業のコツを、送り先の選び方から例文、反応率の改善まで順に解説します。

本記事を読むと分かること

・送り先・件名・本文・送り方・送信後の5つの場面に分けたフォーム営業のコツ23選
・新サービスの案内から過去の接点を生かす連絡まで、目的別にそのまま使える例文9選
・反応率を測る3つの指標と、反応率が上がらない5つの原因

現場の営業担当者だけでなく、営業責任者必見の内容です。
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フォーム営業のコツ23選・送り先から改善まで

【送り先】

コツ1：受注企業から条件を決める

フォーム営業の送り先は、過去に受注できた会社の共通点から決めます。
売れた相手と似た会社に絞るほど、文面で触れる悩みが相手の状況と重なり、返信につながりやすくなるためです。
リストを買って全件に送る方法は、手間のわりに成果が残りにくいのが欠点です。
受注がまだ少ないうちは、商談まで進んだ会社を代わりに使っても構いません。
表の数字は書き方の例なので、自社の受注記録から出した数字に置き換えてください。

項目	判断の例
業種	受注企業の3割が製造業なら、製造業を最初の送り先にする
従業員規模	受注の多くが従業員50〜300名なら、その幅に合う会社を選ぶ
抱えていた課題	「新規の問い合わせが減った」という相談が多ければ、同じ悩みの会社を探す

条件を言葉にしておけば、送り先を選ぶたびに担当者ごとの判断がぶれずに済みます。
条件が決まったら、次は業界と規模を使って送り先を実際に絞り込みます。

コツ2：業界と従業員規模で絞り込む

業界と従業員規模で送り先を絞ると、1通の文面を相手の事情に寄せて書けます。
たとえば製造業と小売業では、同じ商材でも困りごとの言い方に違いがあるのが普通です。
広く送るほど文面は誰にでも当てはまる言葉ばかりになり、どの会社の担当者にも自分ごととして読まれません。
規模が変わると、導入を決める人や社内の手続きも変わる点に注意が必要です。

・業界：受注の多い業界を1〜2つに決め、その業界の言葉で文面を書く
・従業員規模：規模ごとに決める人が違うため、社長あてか部署あてかを分ける
・地域：訪問を伴う商材なら、自社が対応できる地域に限る

軸を1つずつ足して絞れば、送る数が減っても、1通あたりの返信率は上がる傾向にあります。
ただし絞り込みと同じくらい、送ってはいけない相手をはっきりさせる作業も欠かせません。

コツ3：送らない相手の条件を決める

送り先を決めるときは、送らない相手の条件も同時に決めておくのが安全です。
除外する条件がないまま送ると、既存の取引先や商談中の会社にまで売り込みが届く事故が起こります。
取引先から見れば、付き合いのある相手から一斉の案内が届くのは不快な出来事です。
除外する相手と見分け方の例は、次の表にまとめています。

除外する相手	除外する理由	見分け方
既存顧客・商談中の会社	取引の関係を損ねるおそれがある	顧客台帳や商談の記録と社名で照らし合わせる
競合他社	自社の提案内容がそのまま相手に渡る	同じ商材を扱う会社を事前に一覧にしておく
営業お断りの表示がある会社	表示を無視すると苦情や信頼の低下につながる	フォームの注意書きや送信前の画面で確かめる

除外の一覧を全員で共有しておけば、担当者が替わっても同じ事故を防げます。
送らない相手を外したら、残った会社の中でどの窓口に送るかを選ぶ段階に移ります。

コツ4：部署あてに届く窓口を選ぶ

同じ会社でも、どの窓口から送るかで担当部署に届くかどうかが変わります。
総合の問い合わせ窓口は多くの連絡をさばくため、提案が担当部署に回されないまま止まる例も少なくありません。
受け取った人に転送の手間をかけるほど、読まれる順番は後ろに回るものです。
サイトの中に窓口が複数あれば、提案の内容に近い部署の窓口を選ぶのが近道です。

・サービス別の窓口：提案する商材に関係するサービスの問い合わせ先を選ぶ
・法人向けの窓口：個人客向けと分かれていれば、法人向けを使う
・種別の選択肢：「営業・提案」「その他」があれば、それを選んで送る

窓口を選ぶひと手間で、読むべき人の目に届くまでの時間が短くなります。
一方で目的がまったく違う窓口もあり、その代表が採用用のフォームです。

コツ5：採用用のフォームには送らない

採用用のフォームは読む人も目的も違うため、提案を送っても商談にはつながりません。
採用の窓口を読むのは人事の担当者で、届いた連絡を応募への対応として扱うのが仕事です。
営業の提案が混ざると、受け取った側は仕分けの手間だけを負うことになります。
社内の別部署へ転送されるとは限らず、送った会社の印象だけが下がるのが実情です。
たとえば応募フォームの自己紹介欄に提案文を書いて送ると、応募の書類と同じ扱いを受けます。
人事の担当者から見れば、採用の業務を止められたうえに返事まで求められる状態です。
フォームの見出しや入力欄に「応募」「エントリー」の文字があれば、送る前に手を止めてください。
窓口の目的を読んでから送る習慣が、相手の業務を邪魔しないための最低限の配慮になります。
送り先の選び方が固まったら、実際に返信をくれた会社の傾向から条件を見直します。

コツ6：反応した企業の傾向で見直す

送り先の条件は、実際に返信をくれた会社の傾向を見て定期的に見直すのが基本です。
最初に決めた条件は受注の記録から立てた予想にすぎず、送ってみて初めて本当に反応する相手の姿が見えてきます。
条件を固定したまま送り続けると、返信の少ない層にも同じ手間をかけ続けることになります。
記録から読み取れる読み取る項目と書き方の例は、下の表のとおりです。

見る項目	判断の例
返信した会社の業界	返信の半数が物流業なら、物流業の送り先を増やす
返信した会社の規模	小さな会社ほど返信が早いなら、その規模を優先する
返信の内容	「資料がほしい」が多い業界には、資料の案内から入る

返信の傾向を条件に戻す流れを作れば、送る回数を重ねるほど送り先の精度が上がります。
送る相手が定まったら、次はその相手に開いてもらうための件名を考えます。

【件名と書き出し】

コツ7：件名に相手の社名を入れる

受け取った側から見て、その件名は自社あての連絡に見えますか？
件名に相手の社名を入れると、一斉に送られた案内ではなく自社あての連絡だと伝わります。
フォームから届く連絡には、宛名のない売り込みが混ざりやすいのが現実です。
社名が件名の先頭にあれば、担当者は通知の一覧を見た段階で自分の会社に関係する話だと判断できます。
社名は1文字でも間違えると逆効果なので、相手のサイトの表記と必ず見比べてください。

・【〇〇株式会社様】採用説明会の集客についてのご提案
・【〇〇株式会社総務部様】社内の問い合わせ対応についてのご案内
・【〇〇株式会社様】物流費の見直しに関する情報提供

社名を誤りなく書くことが、相手を調べてから送った証拠にもなります。
社名の次に件名で伝えたいのは、何の用件で相手にどんな得があるかです。

コツ8：件名は用件と得を短く書く

件名に入れるのは、用件と得の2つで十分です。
スマホの通知や受信の一覧では件名の後ろが切れやすく、長い件名ほど肝心の用件が見えなくなります。
何文字までなら安全という決まりはなく、スマホで切れずに読める長さを目安にしてください。

件名の型	例文
用件＋得	見積もり作成の手間を減らす方法のご案内
数字入り	〇〇業界で導入〇〇社の日程調整ツールのご紹介
問いかけ	展示会で集めた名刺、そのままになっていませんか

用件と得が件名だけで伝われば、本文を開く前から相手は読むかどうかを決められます。読む理由が明確に分かりやすい状態であれば、より確度が増します。ｙ
ただしフォームによっては件名を入れる欄そのものがなく、その場合は本文の1行目で工夫します。

コツ9：件名欄がなければ本文1行目に

件名の欄がないフォームでは、本文の1行目が件名の役割を果たします。
受け取った側の管理画面や通知メールでは、本文の最初の1行だけが見出しのように表示されることがあります。
1行目があいさつで始まると、用件が見えないまま後回しにされがちです。
件名がない分、1行目の言葉選びで開かれるかどうかが決まります。
【】の記号は目立つ反面、使いすぎると売り込みの印象が強まるため、1組までが目安です。

・【ご提案】〇〇株式会社様の問い合わせ対応について
・〇〇の件でご連絡しました（〇〇株式会社〇〇）
・〇〇部のご担当者様へ、〇〇削減のご案内です

1行目で用件まで言い切れば、件名欄の有無に関係なく同じ効果を出せます。
件名の役割を果たせたら、次は冒頭の2行で連絡した理由を伝えます。

コツ10：冒頭2行で連絡の理由を書く

本文の冒頭2行には、なぜ相手の会社に連絡したのかを書くのが鉄則です。
理由の見えない文面は、読み手に「どこにでも送っている案内だ」と思われた時点で読まれなくなります。
あいさつだけで2行を使うと、肝心の理由はスマホの画面の外に押し出されます。
理由に使える材料は、相手のニュース・業界の変化・自社に近いの近い事例の3種類です。
相手のニュースを使うときは、公式サイトやプレスリリースで公開された情報に限ります。

連絡の理由の種類	例文
相手のニュース	〇月に新しい拠点を開かれたと、貴社のお知らせで拝見しました
相手の業界の変化	〇〇業界では〇〇の制度が変わり、対応の見直しが求められています
自社の近い事例	貴社と同じ〇〇業の会社で、〇〇の改善をお手伝いしました

理由が冒頭にある文面は、相手に「自社を調べたうえでの連絡だ」と受け取ってもらえます。
理由を書くときに気をつけたいのが、読み手に売り込みだと感じさせる言葉です。

コツ11：売り込み感のある言葉を避ける

売り込み感の強い言葉を使うと、文面はそこで読み飛ばされやすくなります。
「業界No.1」「絶対に」「必ず成果が出る」といった表現は、根拠が書かれていなければ読み手に警戒されるだけの言葉です。
読み手は毎日のように似た売り込みを受け取っており、大げさな言葉ほど見慣れています。
言い換えのコツは、大げさな形容を事実と数字に置き換えることです。

・業界No.1の → 〇〇業界で導入〇〇社
・絶対に成果が出ます → 導入した〇〇社で、〇〇の時間が〇%減りました
・今だけの特別価格 → 〇月末までにお申し込みの場合の料金

事実だけで書かれた文面は、読み手に比べる材料を渡すぶん、売り込みではなく提案として受け止めてもらえます。
件名と書き出しが整ったら、次は本文の長さと中身を決めます。

【本文】

コツ12：本文はスマホ1画面に収める

スクロールせずに読める量の文面なら、担当者は要点まで目を通してくれます。
フォームの内容は通知メールで担当者に転送される場合があり、外出先のスマホで最初に目を通されることもあります。
縦に長い文面は、要点に届く前に閉じられやすいのが難点です。
会社の紹介文は、本文では1行で十分です。
本文の3つの部分に何を入れ、何を削るかを表にしました。

本文の部分	入れる内容	削ってよいもの
冒頭	名乗りと連絡した理由	季節のあいさつや長い前置き
提案	相手の課題と、解決策を1つ	会社の沿革や全商品の紹介
依頼	返信してほしい内容と方法	「ご検討ください」だけの締め

削った情報は捨てずに、返信をくれた相手へ送る資料に回します。
量を絞ったうえで、本文の中身そのものも1つの価値に絞り込みます。

コツ13：伝える価値を1つに絞る

自社の強みを全部書いた文面ほど、返信が来ないと感じたことはありませんか？
1通の文面で伝える価値は、相手の課題に最も近いものを1つに絞ります。
価値をいくつも並べると、読み手はどれが自分に関係するのかを選ぶ手間を負い、結局どれも印象に残りません。
たとえば機能をいくつも並べた文面では、読み手はどれも「よくある説明」として流し読みするだけです。
一方で「見積もりの作成時間を減らせます」の1点に絞った文面は、同じ悩みを持つ担当者にとって読む理由のある1通です。
書かなかった強みは、商談の場で相手の反応を見ながら話す方が伝わります。
価値を1つに絞る判断は、何を書かないかを決める作業でもあります。
絞った価値を相手に信じてもらうには、言葉だけでなく数字で示す工夫が必要です。

コツ14：数字で効果を具体的に示す

提案の効果は、「効率化できます」ではなく数字で具体的に示します。
あいまいな言葉だけでは、読み手が自社の状況と比べる手がかりがなく、効果の大きさを想像できません。
数字は、担当者が上司に説明するときの材料としてもそのまま使えるのが強みです。
根拠のない数字を書くと、商談で出どころを聞かれたときに信用を失います。
表の〇の部分には、自社の導入実績から出した数字を入れてください。

あいまいな書き方	数字を入れた書き方
作業を効率化できます	月〇時間かかっていた集計が〇時間になりました
多くの企業に選ばれています	〇〇業を中心に〇〇社が導入しています
コストを削減できます	導入した〇〇社で、外注費が平均〇%下がりました

出どころを添えた数字は、商談で質問されても答えられる材料になります。
文面の中身が固まったら、次は1社ずつ送るときの書き分け方を考えます。

【送り方】

コツ15：会社ごとに文面を書き分ける

相手の会社に合わせた一文があるかどうかで、文面の読まれ方は大きく変わります。
社名だけを差し替えた文面は、同じものを他社にも送っているとすぐに見抜かれます。
とはいえ全文を毎回書き直すのは手間が大きく、送れる数が限られてしまうのが悩みどころです。
書き分ける箇所を先に決めておけば、手間を抑えながら相手ごとの文面を作れます。

・連絡の理由：相手のニュースや業界の変化から、その会社だけに言える一文を書く
・相手の課題：業界や規模から予想した悩みを、相手の言葉に合わせて書き換える
・事例：相手と同じ業界か、近い規模の会社の事例を選ぶ

3か所だけを変えるやり方なら、1社あたりの手間を増やしすぎずに自社あての文面だと伝えられます。
文面を整えたら、次に考えたいのは相手に届くタイミングです。

コツ16：相手が読みやすい時間帯に送る

送るタイミングは、相手の業務の流れから逆算して決めるのが確実です。
フォームの連絡は通知メールとして受信箱に届くことがあり、ほかのメールが集まる時間に送ると埋もれてしまいます。
「火曜の10時が一番読まれる」といった決まった正解はありません。
業種によって忙しい時期は違うため、相手の業界の繁忙期も合わせて確かめてください。
避けたいタイミングと、その代わりの考え方を表に並べました。

避けたいタイミング	理由	代わりの考え方
週明けの朝	週末にたまったメールの処理が優先される	週の半ばなど、落ち着いた時間を選ぶ
月末・決算期	締めの作業で新しい話を検討する余裕がない	相手の決算月を調べ、その前後を外す
長期休みの前後	休み前は引き継ぎ、休み明けは未読の処理に追われる	休み明けから数日おいて送る

送る時間を相手の都合に合わせるだけで、同じ文面でも読まれる機会は増えます。
タイミングと同じくらい気をつけたいのが、同じ会社に何度も送ってしまう事態です。

コツ17：同じ会社への送信間隔を決める

送信間隔は、社内で決めて全員で守ります。
間隔の決まりがないと、担当者ごとの判断で同じ会社に短い期間で何度も連絡が届く状態になりがちです。
たとえば月曜に一人が送った会社へ、別の担当者が同じ週の金曜に似た文面を送ってしまう場面です。
受け取った側は、社内で情報が共有されていない会社だと判断し、どちらの連絡にも返事をしなくなることがあります。
何日あけるかは商材や相手との関係で変わるため、まずは社内で基準を1つ決めてください。
決めた間隔は、送信前に記録を見て確かめる手順とセットにします。
間隔を守る決まりは、相手に「しつこい会社」と思われないための備えでもあります。
間隔を確かめる前提として、いつどの窓口に送ったかの記録が必要です。

コツ18：送信した日時と窓口を記録する

送ったフォームは、日時と窓口を1件ずつ記録に残します。
記録がなければ同じ会社への重複を防げないうえに、どの文面が返信につながったのかを後から比べることもできません。
表計算ソフトの一覧で十分なので、送信のたびに1行ずつ書き足す習慣をつけてください。

記録する項目	書き方の例	後で使う場面
送信日時	〇月〇日〇時〇分	同じ会社への送信間隔を確かめる
送った窓口	サービス別の問い合わせフォーム	返信の多い窓口の種類を見つける
使った文面	文面A（事例から入る型）	文面ごとの返信率を比べる
結果	返信あり・日程調整中	次に取る行動を決める

4つの項目がそろった記録は、重複の防止と文面の改善の両方に使える土台になります。
記録の準備ができたら、実際に返信が届いたときの動き方を決めておきます。

【送信後と改善】

コツ19：返信には当日中に対応する

返信をくれた相手には、その日のうちに返事を送ります。
返信した時点が相手の関心が最も高いときで、日が空くほど「どこの会社だったか」と忘れられるのが普通です。
返事が遅れると、相手はほかの会社の提案と比べ始め、商談の機会を逃しやすくなります。
返事の速さは、そのまま会社の対応力として相手に伝わる部分です。
当日中に返す内容は、次の3つを押さえれば足ります。

・お礼：返信へのお礼と、問い合わせ内容への短い答え
・日程の候補：商談の候補日時を3つほど示す
・資料：相手の関心に合う資料を1つ添える

返信の型を用意しておくことが、当日中に返すための前提です。
一方で、返信が届かない相手をどう扱うかも決めておく必要があります。

コツ20：返信がない相手を分けて管理する

返信が来ない理由は、読まれていない場合と、読んだうえで保留している場合とで別物です。
無反応の相手をひとまとめにすると、もう一度連絡してよい相手と、そっとしておくべき相手の区別がつかなくなります。
「不要」と返してきた相手も、この段階で一緒に仕分けます。
断りの返信があった相手に再び送ると、苦情につながるおそれがあるので要注意です。

相手の状態	分け方	次の動き
読まれていないと思われる	返信も電話での反応もない	時期をずらし、文面を変えて再送する
読んだが保留している	電話や別の連絡で、読んだことがわかっている	相手が示した時期に合わせて改めて連絡する
断りの連絡があった	「不要」「今後の連絡は控えて」と返ってきた	除外の一覧に入れ、以後は送らない

状態で分けておけば、再送するべき相手だけに手間をかけられます。
再送の前に、そもそもどの文面が反応を得やすいのかを比べておくと効果的です。

コツ21：2つの文面で反応を比べる

返信が多い文面は、書き手の勘ではなく、2つの文面を送り比べた結果から選びます。
1つの文面だけを送り続けても、その返信率が高いのか低いのかを判断する基準が手元にありません。
変える箇所は1つに絞るのが条件です。
一度に件名と本文を両方変えると、どちらが効いたのかがわからなくなります。

①変える箇所を1つ決める（件名だけ、書き出しだけ、など）
②業種や規模がそろった送り先を2つに分けて、それぞれに送る
③決めた期間が過ぎたら、2つの返信率を比べる
④返信率の高いほうを次の基本の文面にする

送った数が少ないうちは、差が偶然生まれた可能性もあるため、ある程度の件数がたまってから判断してください。
比べる習慣がついたら、業種や規模ごとの反応も分けて記録します。

コツ22：業種や規模別に反応を記録する

業種や規模ごとに記録を分けるのは、全体の数字に隠れた差を見つけるためです。
全体の返信率だけを見ていると、どの業種で文面が効いていて、どの業種で空回りしているのかが見えません。
分けて記録すれば、次に力を入れる送り先と、文面を直すべき送り先がはっきりします。
記録の切り口と、そこから読み取れることの例は次のとおりです。

記録の切り口	見えてくること	次に変えること
業種	返信が多い業種と少ない業種の差	少ない業種向けに連絡の理由を書き直す
従業員規模	規模によって返信までの早さが違う	返信の遅い規模には再送の時期を遅らせる
窓口の種類	総合窓口とサービス別窓口の返信の差	返信の多い窓口の種類を優先して選ぶ

送り先の条件を見直すときにも、この記録がそのまま判断の材料になります。
数字の記録に加えて、返信に書かれた言葉そのものも、次の改善に役立ちます。

コツ23：返信内容を文面の改善に使う

断りの返信にも、文面を直すヒントがあります。
返信を書いた人は少なくとも文面を読んでおり、自社に合わない理由をわざわざ言葉にしてくれた貴重な相手です。
返信の言葉を読めば、数字だけでは見えないずれの中身がわかります。
たとえば「今は必要ない」という返信が続くなら、送る時期か課題の書き方がずれている合図です。
「担当が違う」という返信が多ければ、窓口の選び方や宛先か宛先の部署名を見直すきっかけになります。
返信の言葉は記録の一覧に書き写しておくと、似た返信が何件あるかを数えられます。
断りの返信を記録して読み直す作業は、費用をかけずにできる文面の改善です。
ただし文面を良くする前に、そもそも送ってよい相手かどうかを確かめる手順が欠かせません。

フォーム営業で送る前に確かめる5つの項目

確認①：相手サイトの利用規約を読む

送る前に、相手のフォームの注意書きまで読んでいますか？
読むべき場所は、利用規約とフォームの注意書きです。
会社によっては、問い合わせフォームを営業目的で使わないよう求める記載を置いている場合があります。
ここで確かめたいのは、相手がどんな連絡を望んでいるかです。
記載を読まずに送った会社は、相手から「ルールを守らない会社」と見られても仕方がない立場です。

・フォームの注意書き：入力欄の上や送信ボタンの近くに、営業目的の利用を断る文言がないか
・サイトの利用規約：禁止事項の欄に、問い合わせ窓口を目的外に使うことへの記載がないか
・プライバシーポリシーの周辺：問い合わせで受け取った情報の扱いと、窓口の目的が書かれていないか

注意書きまで読んでから送る会社は、それだけで相手の決まりを大切にする姿勢を示せます。
読み進める中で特に見落とせないのが、「営業お断り」とはっきり書かれた表示です。

確認②：営業お断りがあれば送らない

「営業お断り」の表示は、その会社には送らないでほしいという相手の答えです。
表示を無視して送ると、相手の信頼を失うだけでなく、苦情として会社に連絡が入る原因にもなります。
表示を出す会社は、売り込みの対応で本来の問い合わせが埋もれる事態を避けたいと考えています。
表示の例と、送る側の対応は次の表で確かめてください。

表示の例	受け取る側の意図	送る側の対応
営業・勧誘目的のご連絡はお断りします	本来の問い合わせへの対応を優先したい	送らずに除外の一覧に入れる
営業目的でのご利用はご遠慮ください	売り込みの連絡を受け付けていない	別の窓口も使わず、その会社自体を外す
営業のご連絡には返信いたしかねます	返信の手間をかけるつもりがない	送っても商談にならないため対象から外す

表示を守ることは、フォーム営業を長く続けるうえで信頼を失わないための前提です。
送ってよい相手だと確かめられたら、次は文面の中で自分が誰なのかをはっきり名乗ります。

確認③：社名と担当者名を必ず名乗る

誰からの連絡かわからない文面は、それだけで信用されません。
フォームの文面にも、正式な社名と担当者名を必ず書くのが基本です。
特定電子メール法は、迷惑メールを防ぐために広告や宣伝のメールの送り方を定めた法律です。
この法律では、宣伝のメールに送信者の氏名または名称を表示することが求められています。
（参考：特定電子メール法（e-Gov法令検索））
総務省と消費者庁のガイドラインは、サービス名や屋号ではなく正式な名前を書くように示して示しています。
（参考：特定電子メールの送信等に関するガイドライン（総務省・消費者庁））
フォームがこの法律の対象になるかは公的な資料でも明言されていないため、メールで求められる表示にならうのが安全です。
署名には、正式な会社名、部署名と担当者名、電話番号とメールアドレス、会社の住所を入れておきます。
サービス名だけで名乗ると、受け取った側は会社を調べる手間が増え、返信をためらいます。
正式な名前を名乗ることは、相手に安心して返信してもらうための最初の条件です。
名乗りと同じく欠かせないのが、今後の連絡を断りたい相手のための窓口です。

確認④：配信停止の窓口を書き添える

文面の最後には、今後の連絡が不要な相手のために配信停止の窓口を書き添えます。
断る方法が書かれていない文面は、受け取った側に「また送られてくる」という不安を残すだけです。
特定電子メール法では、宣伝のメールに受信拒否の連絡先を表示する義務があります。
（参考：特定電子メール法（e-Gov法令検索））
総務省と消費者庁のガイドラインでは、受信拒否ができる旨、送信者の住所、苦情の連絡先も表示の対象です。
電話番号も、あわせて表示するよう勧められています。
（参考：特定電子メールの送信等に関するガイドライン（総務省・消費者庁））
フォームが対象になるかは明言されていないため、ここでもメールと同じ表示にそろえる方法が確実です。
書き添える内容と文面の例を、表にまとめました。

書き添える内容	文面の例	書かない場合の困りごと
配信停止ができる旨	今後のご案内が不要な場合は、下記までお知らせください	断る方法がわからず、苦情につながる
停止の連絡先	配信停止の窓口：〇〇（自社の受付アドレス）／電話：〇〇（自社の番号）	相手が自社のフォームを探して連絡する手間がかかる
送信した会社の住所	〇〇株式会社　〒〇〇〇〇県〇〇市〇〇	送り主の実在が確かめられず、不信感を持たれる

断る手段を示すことが、苦情を小さな行き違いのうちに収めるための備えです。
停止の依頼を受けた会社は除外の一覧に入れ、あわせて集めた連絡先の扱いも決めておきます。

確認⑤：集めた連絡先の扱いを決める

フォーム営業で集めた担当者名や連絡先は、保管と使い方のルールを決めてから扱います。
個人情報保護委員会のQ&Aによると、サイトで公開されている担当者名も個人情報として守られる対象です。
（参考：「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A（個人情報保護委員会））
公開情報を集めて検索できる名簿にすると、原則として法律上の個人情報のデータベースに当たります。
その場合は、利用目的を本人に知らせるか、公表しておくことが必要です。
なお名刺でもらった連絡先への案内は、目的が明らかなため通知や公表は不要とされます。

・保管場所：名簿を置く場所を1か所に決め、見られる人を担当者に限る
・使う目的：営業の案内に使うことを、自社のプライバシーポリシーで公表しておく
・削除の依頼への対応：消してほしいと言われたら名簿から消し、会社名だけを除外の一覧に残す

扱いのルールを先に決めておけば、相手から問い合わせを受けたときにも落ち着いて答えられます。
送る準備が整ったら、いよいよ文面そのものを組み立てる段階です。

フォーム営業の文面を組み立てる5つの要素

要素①：一目で用件がわかる件名

件名は、相手が文面を開くかどうかを決める最初の手がかりです。
件名だけで用件がわかれば、担当者は本文を開く前に、自分の仕事に関係する話かどうかを判断できます。
反対に件名があいまいだと、ほかの通知に埋もれたまま開かれずに終わります。
件名に求められるのは、短さと具体性です。
件名の型と向いている場面の組み合わせは、表のとおりです。

件名の型	例文	向いている場面
課題の提示	〇〇業の採用コストを見直す方法	相手の業界の悩みがはっきりしているとき
実績の提示	〇〇業の〇〇社が使う請求書発行の仕組み	同じ業界の導入実績があるとき
依頼の提示	15分のオンライン説明のお願い	提案の中身より、まず話す機会がほしいとき

件名の型を場面で選べば、同じ商材でも相手ごとに開かれやすい入口を用意できます。
件名で開いてもらえたら、本文の最初で自分が誰で、なぜ連絡したのかを伝えます。

要素②：名乗りと連絡した理由

本文の書き出しは、名乗りと連絡した理由の2行で済ませます。
誰が何のために連絡してきたのかが最初にわかると、読み手は安心して続きを読めます。
長いあいさつや会社の説明が先に続けば、用件に届く前に読まれなくなるのが普通です。
名乗りと理由を書く位置が決まっていれば、1社ずつ文面を書き分けるときも、差し替える場所で迷わずに済みます。

・会社名と名前：「〇〇株式会社の〇〇と申します」と1文で名乗る
・相手を知ったきっかけ：「貴社のサイトで〇〇の取り組みを拝見しました」
・連絡した理由：「〇〇のお役に立てると考え、ご連絡しました」

この順番で3つを並べるだけで、書き出しの2行が自己紹介ではなく相手あての用件になります。
連絡した理由に説得力を持たせるのが、次に書く相手の課題に触れる一文です。

要素③：相手の課題に触れる一文

相手の課題の予想を1文入れると、文面は相手の会社に向けた提案として読まれます。
課題に触れない文面は、どんな会社にも送れる商品の案内と変わらず、読み手が自分ごととして受け止める理由がありません。
課題の予想は、相手の業界の変化や公開されている情報から組み立てる作業です。
たとえば人手不足が話題の業界なら、「今の人数のまま〇〇の業務を回す工夫が求められている」と書けます。
決めつけの言い方は避け、「〜とお見受けしました」のように相手の状況を想像した書き方にとどめます。
「多くの企業様からそのような声を伺います」のような根拠のない一般論は、かえって信用を下げる書き方です。
課題に1文触れておけば、その後の解決策が相手の悩みへの答えとして届きます。
ただし解決策を信じてもらうには、裏付けとなる実績をあわせて示す必要があります。

要素④：解決策と裏付けの実績

どれほど良い解決策でも、裏付けがなければ読み手は本当かどうか判断できません。
解決策だけを書いた文面は「どの会社も同じことを言う」と受け取られ、比べる材料にもなりません。
実績は、読み手が自社でも同じ結果を得られるかを想像するための手がかりです。
数字の実績がまだ少ない場合は、導入した会社の業種や使い方を書くだけでも裏付けになります。

書く要素	やり方の例	避けたい書き方
解決策	相手の課題に対して、何をどう変えるかを1文で書く	機能の名前を並べるだけで終える
実績	同じ業界や近い規模の会社での数字を添える	出どころのない「多数の実績」と書く
比べる相手	今のやり方と比べて何が変わるかを示す	他社の商品を名指しで悪く言う

解決策・実績・比較の3つは、1つ欠けても説得力が落ちる組み合わせです。
提案の中身が伝わったら、最後は相手に取ってほしい行動を具体的に頼みます。

要素⑤：返信しやすい具体的な依頼

文面の最後は、相手が何をすればよいかがわかる具体的な依頼で締めます。
締めの一文は、返事の有無を左右する部分です。
「ご検討ください」で終わる文面は、読み手に次の行動を考える手間を残し、返事が後回しになる原因を作ります。
依頼は1つに絞り、返事の手間をできるだけ小さくするのがコツです。
選択肢が多いと、相手はどれを選ぶかで止まります。

・日時の候補：「〇月〇日〇時か、〇日〇時に15分ほどお時間をいただけますか」
・資料の送付：「詳しい資料をお送りしてよろしければ、このままご返信ください」
・返信だけの依頼：「ご興味があれば『資料希望』とだけご返信ください」

返事の形まで示した依頼なら、相手は考え込まずに返信できます。
5つの要素をそろえた文面を、目的別の例文として9本紹介します。

フォーム営業の例文9選・目的別にそのまま使える

【案内する】

例文①：新サービスを案内する

新しいサービスの案内は、サービス名より先に相手の課題を書くと読まれやすくなります。
発売したばかりの商品は伝えたい機能が多いため、機能の説明から書き始めてしまうのが落とし穴です。

件名：〇〇業務の手間を減らす新サービスのご案内

〇〇株式会社　〇〇部　ご担当者様

突然のご連絡、失礼いたします。
〇〇株式会社で営業を担当している、〇〇と申します。
貴社のサイトで〇〇事業の拡大を拝見し、ご連絡を差し上げた次第です。
事業が広がる時期は、〇〇の業務の負担も増えているとお見受けしました。
弊社が〇月に始めた「〇〇」は、〇〇の作業を自動で行うサービスです。
先に導入した〇〇業の企業様では、作業時間が〇割減りました。
15分ほどのオンラインで、画面をお見せしながらご説明できます。
〇月〇日〇時か〇日〇時で、ご都合のよい日時をお知らせください。

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇（担当者名）
〒〇〇〇〇県〇〇市〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

今後のご案内が不要な場合は、上記のメールまでお知らせください。

差し替える箇所	書き方のコツ	ありがちな失敗
事業の拡大	相手のサイトのお知らせや採用情報から拾う	どの会社にも当てはまる言葉で済ませる
サービスの名前	何をするサービスかを同じ文で説明する	名前だけを書き、中身が伝わらない
導入した企業	相手と近い業種の会社を選ぶ	業種の違う会社の実績を並べる

書き換える場所を3つに絞っておけば、1社ずつ文面を作る手間は小さく抑えられます。
機能の説明よりも先に、相手が自分事として捉えられる文言でアピールを始めることが重要となります。ｋ
導入した企業の話を件名から打ち出したいときは、事例を切り口にする書き方が向いています。

例文②：導入事例を切り口にする

同業の会社がどう使ったかという話には、担当者も思わず目を止めます。
事例を切り口にするときは、相手と業種や規模が近い会社を1社だけ選び、件名と冒頭に置きます。

件名：〇〇業の〇〇社様が〇〇を見直した方法のご紹介

〇〇株式会社　ご担当者様

〇〇株式会社の〇〇と申します。
貴社と同じ〇〇業の、〇〇社様の取り組みをお伝えしたくご連絡しました。
〇〇社様の悩みは、〇〇の作業に毎月〇時間かかることでした。
弊社の「〇〇」を使い始めてから、その時間が〇時間まで短くなっています。
貴社の〇〇の業務にも、近いお悩みがあるのではと考えております。
詳しい事例の資料をお送りしてよいか、ご返信をいただけますと幸いです。

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇（担当者名）
〒〇〇〇〇県〇〇市〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

配信の停止をご希望の場合は、上記のメールアドレスまでご連絡ください。

・公開の許可：事例の会社名を出してよいか、先に事例の会社の了承を取っておく
・業種の近さ：送り先と同じ業種か、近い規模の会社の事例を選ぶ
・数字の出どころ：いつ、何を比べた数字かを社内の記録で確かめてから書く

許可と出どころを確かめた事例は、相手が上司に話すときにもそのまま引用できる材料です。
事例がまだ手元にない会社でも、相手の業界の動きを入り口にすれば文面は作れます。

例文③：業界の課題から話を始める

業界の課題から入る文面は、業界で起きている変化と、それに伴う相手の手間を冒頭に書きます。
業界の話は相手にとって身近な話題なので、最初の数行で読む手を止められにくい書き出しです。

件名：〇〇業界の〇〇への対応について

〇〇株式会社　〇〇部　ご担当者様
〇〇株式会社の〇〇です。

〇〇業界では、〇〇の制度の変更に合わせて〇〇の見直しが進んでいます。
貴社でも、〇〇の準備に社内の時間を割かれているとお見受けしました。
弊社は、〇〇の準備を代わりに進める専門の会社です。
これまでに〇〇社の対応をお手伝いしてまいりました。
進め方を1枚にまとめた資料を、〇〇（資料ページのURL）からご覧いただけます。

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇（担当者名）
〒〇〇〇〇県〇〇市〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

今後のご連絡が不要でしたら、お手数ですが上記までお知らせください。

差し替える箇所	調べる材料	書き換えの例
業界の変化	官公庁や業界団体の発表	制度の変更、取引の電子化
相手の状況	相手のサイトのお知らせや採用ページ	新しい拠点の開設、募集している職種
自社の実績	自社の導入の記録	対応した会社の数、同じ業界の取引先

一度調べた業界の動きは、同じ業界の複数の会社あての文面に使い回せるのが利点です。
相手の返事の負担をさらに軽くしたいときは、無料資料の案内という手があります。

【誘う】

例文④：無料資料で返事の負担を下げる

無料の資料の案内は、商談よりも相手の負担が軽い依頼なので、最初の連絡に向いています。
受け取るだけなら社内で相談する必要もないため、面識のない会社からでも返事をしやすい連絡です。

件名：〇〇の進め方をまとめた無料資料のご案内

〇〇株式会社　〇〇ご担当者様

はじめてご連絡いたします、〇〇株式会社の〇〇です。
貴社の採用ページを拝見し、〇〇の職種を募集されていると知りました。
人を増やす時期は、新しく入った方への〇〇の引き継ぎに手間がかかるころです。
そこで、〇〇の引き継ぎを短くする手順を〇ページの資料にまとめました。
〇〇業の企業様に、社内の研修でお使いいただいている資料です。
ご希望でしたら、ご返信いただいた当日にお送りします。

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇（担当者名）
〒〇〇〇〇県〇〇市〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

ご案内の停止は、上記のメールかお電話で承ります。

・相手の課題に合う1点に絞り、複数の資料をまとめて送らない
・ページ数と中身を本文に書き、読む手間が見えるようにする
・受け取るための入力を増やさず、返信だけで届く形にする

資料を送った相手には、数日後に感想を尋ねる形で次の連絡を入れるのが自然な流れです。
資料より一歩進んで話を聞いてもらいたいときは、セミナーへの招待が使えます。

例文⑤：セミナーへの参加を誘う

商談の誘いには身構える相手も、セミナーなら気軽に申し込んでくれることがあります。
招待の文面で日時と参加費と申し込み方法を先に見せると、相手はその場で参加できるかを決められます。

件名：【〇月〇日開催・無料】〇〇業向け〇〇セミナーのご招待

〇〇株式会社　〇〇部　ご担当者様
〇〇株式会社の〇〇と申します。

〇〇業の企業様向けに、〇〇をテーマにしたオンラインセミナーを開催します開きます。
当日は、〇〇の手間を減らした〇〇社様の事例を〇分でご紹介する予定です。
日時：〇月〇日（〇）〇時〜〇時
参加費：無料
申し込み：〇〇（申し込みページのURL）から〇月〇日まで
貴社で〇〇をご担当の方に、お役立ていただける内容をご用意しております。
ご都合が合えば、ぜひご参加ください。

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇（担当者名）
〒〇〇〇〇県〇〇市〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

次回以降のご案内が不要な場合は、上記のメールまでその旨をお知らせください。

差し替える箇所	入れる情報	締め切りまわりの注意
開催日時	曜日と、開始と終了の時刻	締め切りは開催日より前に余裕を持って置く
申し込み方法	申し込みページの場所	締め切りの日付と曜日を並べて書く
定員	定員があるかどうか	「残りわずか」のように急がせる書き方は避ける

申し込みの時点で中身への関心が見えるため、参加後のお礼の連絡は商談を切り出す好機です。
売り込みではなく一緒に取り組む相手を探すときは、協業の打診という形を取ります。

例文⑥：協業や提携を打診する

相手を顧客ではなく仕事の仲間として誘いたいなら、双方の得を並べて書きます。
協業の打診は相手の経営に関わる話なので、送る窓口も文面の言葉づかいも、普段の営業より丁寧に選びます。

件名：〇〇分野での協業のご相談

〇〇株式会社　〇〇部　ご担当者様

〇〇株式会社で〇〇事業を担当している、〇〇と申します。
貴社の〇〇のサービスは、弊社の〇〇と組み合わせられる内容だと考えています。
弊社の取引先は、〇〇業の企業様を中心に〇社です。
貴社のサービスをこうした企業様にご紹介できれば、双方の顧客が広がると考えております。
まずは30分ほど、お互いの事業についてお話しする場をいただけますと幸いです。

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇（担当者名）
〒〇〇〇〇県〇〇市〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

今後このようなご連絡が不要でしたら、上記までお申し付けください。

・相手の窓口：協業や提携の専用窓口があれば、そちらを使う
・提携の実績：相手がすでに組んでいる会社と、自社の立場がぶつからないかを確かめる
・自社側の提供価値：相手に渡せるものを、取引先の数などで具体的に示せるかを確かめる

専用の窓口から送った打診は担当の部署に直接届くため、社内の転送で埋もれずに済みます。
協業と同じく経営の判断が必要な提案では、決裁者あての書き方が求められます。

【相手・状況別】

例文⑦：決裁者に会社全体の得を示す

担当者あてと同じ文面を、社長あてにも送っていませんか？
決裁者あての文面は、機能の説明を減らし、会社全体にとってのメリットを得を先に書きます。
決裁者は画面の操作や細かな機能よりも、費用がいくらかかり、どれだけの成果が見込めるかで判断するためです。
宛先ごとに書き分けるのは手間ですが、決裁者向けの文面は1本あれば使い回せます。

件名：〇〇の費用を見直すご提案（〇〇株式会社）

〇〇株式会社　代表取締役　〇〇様

〇〇株式会社、〇〇部長の〇〇です。
貴社が〇〇の事業を広げていると拝見し、経営の立場から見たご提案をお送りします。
事業の拡大に合わせて、〇〇の費用も増えているのではと考えました。
弊社の〇〇を使った〇〇業の企業様の実績は、年間の〇〇費用で〇割の削減です。
詳しい試算は、ご担当の方に15分でご説明いたします。
ご関心があれば、ご担当の方のお名前をお知らせください。

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇（担当者名）
〒〇〇〇〇県〇〇市〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

今後のご案内をお望みでない場合は、上記のメールまでご一報ください。

決裁者向けに変える箇所	担当者向けとの違い	狙い
件名	機能ではなく費用や成果を書く	経営の判断に関わる話だと一目で伝える
本文の長さ	説明を減らし、数字と結論を先に置く	短い時間で判断してもらう
依頼	会う約束ではなく担当者の紹介を頼む	決裁者の手間を省き、社内で話を回してもらう

決裁者の紹介を経た連絡は、担当者の側でも後回しにされにくいのが強みです。
ただし決裁者あてでも担当者あてでも、1回で返事が来るとは限りません。

例文⑧：返信がない相手に再送する

再送の文面は、前回の続きだとわかる件名にしたうえで、事例や資料など中身の1点だけを変えて送ります。
同じ文面をそのまま送り直すと、相手には一度閉じた連絡がまた届いただけに映るのが難点です。

件名：先日の〇〇のご案内について（〇〇株式会社）

〇〇株式会社　〇〇部　ご担当者様

〇月〇日に〇〇のご案内をお送りした、〇〇株式会社の〇〇です。
重ねてのご連絡、失礼いたします。
前回はサービスの概要をお伝えしましたが、今回は〇〇業の企業様の事例をご紹介します。
事例の〇〇社様は、貴社と同じ〇〇業で、従業員〇名ほどの会社です。
ご不要でしたら、その旨をご返信いただければ今後のご連絡は控えます。
ご関心があれば事例の資料をお送りしますので、お気軽にお申し付けください。

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇（担当者名）
〒〇〇〇〇県〇〇市〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇
配信停止の窓口：上記のメールアドレス

・回数の上限：再送は社内で決めた回数までにし、上限を超えたら送らない
・前回と変える箇所：件名と、事例や資料など中身の1点を変える
・送らない相手：断りの返信があった会社と、営業お断りの表示がある会社

回数と変える箇所を決めて送れば、しつこい会社という印象を持たれずに済みます。
再送を重ねるより返事をもらいやすいのが、過去に一度会った相手への連絡です。

例文⑨：過去の接点を件名に生かす

展示会や名刺交換で一度会った相手なら、その接点を件名と1行目に書きます。
接点が書かれた連絡は、知らない会社の売り込みではなく、会ったことのある相手からの便りとして読まれます。

件名：〇月の〇〇展でお話しした〇〇株式会社の〇〇です

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇様

〇月〇日の〇〇展では、弊社のブースにお立ち寄りいただきありがとうございました。
今回のご連絡は、その際に伺った〇〇の作業のお悩みがきっかけです。
弊社ではその後、〇〇の作業を短くする新しい機能を加えました。
〇〇業の企業様では、〇〇の時間が〇割減った例も出てきたところです。
展示会でお見せできなかった画面を、15分ほどでご覧いただけます。
〇月中でご都合のよい日時を、2つほどお知らせください。

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇（担当者名）
〒〇〇〇〇県〇〇市〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

今後のご案内が不要な方は、上記のメールまでお知らせください。

接点の種類	書き出しの例	注意点
展示会	〇月の〇〇展でお話しした〇〇です	会った日から間を空けすぎない
セミナーへの参加	〇〇のセミナーにご参加いただいた〇〇です	参加しただけの相手に、商談の日時を急がせない
過去の取引	以前〇〇でお取引いただいた〇〇です	前の担当者から引き継いだなら、その旨を書く

会った日と話した内容を名刺の記録に残しておくことが、この書き出しを作る前提です。
例文を送り始めたら、どの文面が効いたのかを数字で確かめる段階に進みます。

フォーム営業の反応率を測る3つの指標

指標①：送信数に対する返信率

送ったフォームのうち何件に返事が来たかを示すのが、返信率という数字です。
計算は、返信の数を送信の数で割るだけで出せます。
たとえば100件送って返信が3件なら、返信率は3%という計算です。
ただし数え方が担当者ごとにばらばらだと、同じ文面を送っても数字が変わり、文面の良し悪しを比べられなくなります。
数える前に、社内で3つの決まりをそろえてください。

・自動返信は数えない：「受け付けました」という自動の通知は、相手が読んだ証拠にならない
・断りの返信の扱い：「不要です」という返事を返信に含めるか、別に数えるかを先に決める
・数える期間：送ってから何日目までの返信を数えるかを決め、毎回同じ期間で比べる

業界の平均と比べるより、自社の過去の数字と比べるほうが、文面を直した効果を正しく読み取れます。
返信の数だけで文面を選ぶと見落としが出るため、あわせて追いたいのが商談になった率です。

指標②：返信から商談になった率

返信は来るのに商談が増えないとき、どこを見ていますか？
答えは、商談になった率にあります。
返信率だけを追っていると、返事は多いのに商談につながらない文面を、良い文面だと思い込んでしまいます。
返信が増えた時期こそ、商談の数も同じだけ増えたかを並べて見る場面です。
数字の動き方を見れば、原因と見直す場所を絞り込めます。

数字の動き	考えられる原因	見直す場所
返信は多いが、資料の請求で止まる	依頼が軽く、商談へ進む理由がない	文面の最後の依頼と、資料に添える一文
返信は来るが、断りの返事が多い	送り先の条件と商材が合っていない	送り先を選ぶ条件
日程の調整中に連絡が途切れる	返事が遅い、または候補日が少ない	返信への対応の速さと、示す候補日の数

商談になった率を一緒に見れば、返信の数を増やす工夫と商談に進める工夫を分けて考えられます。
ただし商談も通過点にすぎず、文面の実力を測る最後の数字は受注に至った率です。

指標③：商談から受注に至った率

文面の良し悪しは、最後に受注へ至った率まで見て初めて判断できます。
返信率や商談の数だけで選ぶと、関心は集めても買う気のない相手ばかり呼ぶ文面を、良い文面だと誤解するおそれがあります。
たとえば無料資料の案内は返信が集まりやすい反面、返信した相手の多くはまだ検討の入り口にいる段階です。
反対に課題に絞った提案は、返信の数が少なくても、商談の相手が本気で検討している場合があります。
どの数字を見るかで、良い文面の判断は逆になります。
文面を比べる表には、送った数・返信・商談・受注の4つの数字を並べるのが理想です。
受注までの率は、営業にかけた費用が見合っているかを判断する根拠にもなる数字です。
送信から受注までを1本の流れで記録しておけば、相手が離れた段階も一目でつかめます。
3つの数字のどこかが伸びないときは、よくある5つの原因から疑います。

フォーム営業の反応率が上がらない5つの原因

原因①：送り先の条件が広すぎる

返信率が低いとき、まず疑いたいのは文面より先に送り先の選び方です。
条件を広げて送る数を増やすと、商材に関心のない会社まで混ざり、どれほど良い文面でも返信の割合は下がります。
送る数を増やしたのに返信の数がほとんど変わらないなら、この状態を疑います。
確かめる手がかりは、業種ごとに分けた返信率の差です。

課題	対処法の例	見直す頻度
返信のない業種が混ざっている	返信が続けて0件の業種を送り先から外す	月に1回、業種ごとの数字を見るとき
規模の幅が広すぎる	受注した会社に近い規模へ幅を狭める	受注が出るたびに規模を照らし合わせる
商材と関係の薄い部署に送っている	提案の中身に近い部署の窓口に切り替える	窓口を変えた後の返信がたまったとき

送り先を絞ると送る数は減りますが、返信率が上がれば1件あたりにかける手間の無駄も減ります。
送り先が合っているのに返信が少ないなら、次に疑うのは件名です。

原因②：件名で中身が伝わらない

送り先が合っていても、件名で用件が伝わらなければ、文面は開かれないまま終わります。
フォームの連絡は、担当者が通知の一覧で件名を見て、開くかどうかをすぐに決めます。
件名の弱さには、書いた本人ほど気づきにくいのが厄介なところです。
よくある弱点と直し方を、先に紹介した件名のコツと照らし合わせて見直してください。

・あいさつだけの件名：「はじめまして」を、「〇〇業務の手間を減らす方法のご案内」のように用件に変える
・社名だけの件名：「〇〇株式会社のご案内」に、相手の課題に触れる言葉を足す
・用件が後ろにある件名：スマホの通知で切れない前半に、用件と相手の得を移す

件名を直した後は、返信率の変化を前の件名と比べると、直し方が合っていたかを確かめられます。
件名で開いてもらえても、本文の要点が見えなければ返事にはつながりません。

原因③：本文が長く要点が見えない

開封されても返信が来ないなら、本文の長さと並び順を見直す時期です。
前置きや会社の紹介が長い文面は、読み手が用件を見つける前にスマホの画面を閉じてしまう原因になります。
スマホで読まれる文面ほど、最初に画面に映る数行が勝負どころです。
長さの問題は、順番の問題でもあります。

課題	対処法の例	削る目安の考え方
用件が3行目以降にある	名乗りと連絡した理由を冒頭2行に移す	用件より前の文は2行までにする
会社の紹介が長い	紹介は1行にし、詳しくは資料に回す	相手の課題に関係しない情報は削る
強みを複数並べている	相手の課題に近い1つだけを残す	残りは返信の後に送る資料で伝える

削った文面と元の文面を送り比べることが、長さの影響を数字で確かめる近道です。
短く整えた本文でも、自社の話ばかりでは相手の心は動きません。

原因④：相手の得を書いていない

その文面は、自社の説明と相手の得のどちらが長いですか？
返信が来ない文面を読み返すと、自社の説明に字数を使い、相手の得が抜けていることがあります。
書き手は自社の商材をよく知っているぶん、つい機能や実績を並べたくなります。
直すときの手がかりは、文の主語を「弊社」から「貴社」に置き換えてみることです。

・弊社は〇〇の機能を備えています → 貴社の〇〇の作業が、毎月〇時間短くなります
・弊社は創業〇年の実績があります → 貴社と同じ〇〇業の〇社で使われています
・弊社の新サービスをご紹介します → 貴社の〇〇のお悩みを解決する方法をお伝えします

相手が主語の文は、読み手が自分の会社に当てはめて考えるきっかけを作ります。
得が伝わる文面になっても、届く時間が悪ければ読まれる前に埋もれます。

原因⑤：送る時間帯と曜日がずれる

文面に問題が見当たらないのに返信が少ないなら、送った時間帯と曜日を記録から見直します。
フォームの連絡は受信箱のほかのメールと並ぶため、忙しい時間に届くと未読のまま下に流れます。
時間のずれは、文面を直しても解消しない問題です。
確かめるには、送信の記録に時間帯と曜日の列を足し、返信のあった連絡と並べて比べる方法が向いています。

課題	対処法の例	確かめ方
週明けの朝にまとめて送っている	週の半ばなど、落ち着いた時間に分けて送る	曜日ごとの返信率を並べる
相手の繁忙期に重なっている	業界の忙しい時期を調べて外す	月ごとの返信率の変化を見る
送る時刻がいつも同じになっている	午前と午後に分けて送り、差を見る	返信が来た連絡の送信時刻を比べる

時間帯を変えて返信が増えれば、文面ではなく届く時間が原因だったと判断できます。
フォームだけで反応がない相手に試したいのが、電話やメールとの組み合わせです。

フォーム営業と電話・メールを組み合わせる3つの方法

方法①：送信後に電話で届いたか確かめる

フォームを送った数日後に電話を1本入れると、文面が担当部署に届いたかを確かめられます。
総合の窓口に送った連絡は、担当部署に回らないまま止まっている場合があるためです。
電話の目的は売り込みではなく、届いたかどうかの確認です。
確認の電話は、4つの段階に分けると迷わずにかけられます。

①フォームを送り、送った日時と窓口を記録に残す
②相手が読む時間を取るため、数日おいてから電話する
③受付の方に、〇日にフォームから送った件が担当部署に届いているかを聞く
④担当の方につながったら、文面の要点を1分ほどで伝え、資料を送ってよいかを聞く

届いたかを聞くだけの電話は用件が短いため、受付の方も担当部署へ取り次ぐかを決めやすくなります。
フォームに返信をくれた相手へ資料を届けるなら、使いやすいのはメールです。

方法②：返信者にメールで資料を送る

フォームに返信をくれた相手とは、メールでやり取りを続けると話が早く進みます。
フォームは1回ずつの送信にとどまりますが、メールなら資料を添えて送れ、過去のやり取りも1つの流れで残せます。
送る資料は、返信の中身に合わせて選ぶのがコツです。

送るもの	送るタイミング	添える一文
サービスの資料	返信を受けた当日	ご関心をお持ちの〇〇について、概要を〇ページにまとめました
導入事例の資料	相手が同じ業種の実例を知りたがったとき	貴社と同じ〇〇業の企業様の事例をお送りします
料金の目安	相手が費用を尋ねてきたとき	ご予算の検討に使えるよう、料金の考え方をお送りします

資料と一緒に商談の候補日を2つか3つ添えておけば、相手は読み終えたその場で返事を決められます。
一方で、返信がない相手には、電話で改めて接点を作る方法が残っています。

方法③：無反応の相手に電話で再接触する

フォームに返事がない相手の中には、文面を読んだうえで保留している人もおり、電話で聞けば事情をつかめます。
送った文面を覚えている相手なら、電話の話も用件から始められます。
電話の最初に伝えるのは、フォームで送った日付と件名です。
相手が思い出せば、そこから文面の要点を短く説明できます。
ただし、営業お断りの表示がある会社と、断りの返信があった会社には電話もかけません。
フォームで断られた相手に電話をかけ直すのは、手段を変えただけの押し売りと受け取られ、苦情を招く行動です。
電話をかける前に、除外の一覧と照らし合わせます。
電話とフォームを組み合わせる数が増えるほど、誰にいつ連絡したかを手作業で管理するのは難しくなります。
送る数が増えてきたら、手作業を補うツールの選び方を考える段階です。

フォーム営業の送信数が増えたらツールを選ぶ3つのポイント

ポイント①：営業お断りを自動で除けるか

送る数が増えるほど、営業お断りの表示を1件ずつ目で確かめる作業は追いつかなくなります。
自動で送る仕組みでも、表示を無視して送れば相手の信頼を失う点は手作業のときと同じです。
機能の有無は、無料の試用期間や説明の場で実際に確かめます。

確かめる機能	確かめ方	ない場合の対応
営業お断りの文言を見つけて送信を止める機能	表示のある会社を試しに登録し、止まるかを見る	送る前に担当者がフォームを目で確かめる
除外の一覧を読み込む機能	既存の顧客や断りの相手の一覧を取り込めるかを聞く	送り先の一覧から手作業で消してから登録する
送った記録を残す機能	送信日時と窓口が一覧で出るかを見る	別の表で送信の記録をつける

除外の機能は見落としを減らす助けであり、送る前の5つの確認を人の目で行う手間までは省くことができません。ｈ省けません。
守りの次に見たいのが、1社ずつ文面を変えられるかどうかです。

ポイント②：差し込みで文面を変えられるか

一斉に送る仕組みでも、会社ごとに言葉を入れ替えられれば、1社ずつ書き分けた文面に近づけます。
差し込みとは、社名や業種などを一覧から自動で文面に入れる機能のことです。
ただし社名だけを入れ替える使い方では、ひな形を使い回した文面だと見抜かれます。
差し込むことができるｓ差し込める項目が多いツールほど、1社ずつの事情に合わせる幅が広く、ひな形らしさを消しやすいのが特長です。

・社名と部署名：宛名と件名に入れ、自社あての連絡だと伝える
・業種：業界の課題を書いた一文を、業種ごとに切り替える
・事例：相手と同じ業種の導入事例を選んで入れる
・連絡の理由：相手のニュースなど、1社ずつ調べた一文を入れる欄を作る

一覧に入れる言葉を丁寧に作るほど、差し込んだ文面は手書きに近い読まれ方をします。
機能を確かめ終えたら、残る判断は料金と送る数の釣り合いです。

ポイント③：費用が送信数に見合うか

同じ機能のツールでも、料金の形によっては、自社の送る数では割高になる場合があります。
月に送る数と、1件あたりにかかる費用を先に出しておけば、どの料金の形が得かを比べられます。
費用だけで選ぶのは危険です。
安さを優先して除外の機能がないツールを選ぶと、届いた苦情への対応に社内の時間を取られ、かえって高くつくからです。

料金の形	向いている送信数の考え方	注意点
月ごとの定額	毎月ほぼ同じ数を送る会社	送る数が少ない月も同じ料金がかかる
送った数に応じた料金	月によって送る数が大きく変わる会社	数を増やすと費用が一気に膨らむ
送信の代行を含む料金	送り先の選定まで任せたい会社	除外の条件を自社で決めて伝えておく

料金の形を送る数に合わせて選べば、同じ予算でも無理なく続けられる期間が長くなります。
ツールを検討する段階になると、法律の扱いなど、よく聞かれる疑問も気になってきます。

フォーム営業に関するよくある質問

フォーム営業は違法ですか？

フォーム営業を名指しで禁じる法律の規定は、見当たりません。
ただし、フォームが特定電子メール法の対象になるかは、公的な資料でも明言されていないのが今の状況です。
特定電子メール法は、どんな通信方式を「電子メール」とするかを省令で定めています。
（参考：特定電子メール法（e-Gov法令検索））
省令が対象とするのは、メールを送る仕組みを一部にでも使う通信方式です。
（参考：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律第二条第一号の通信方式を定める省令（e-Gov法令検索））
そのため、使われている仕組みを確かめないまま、フォームなら法律と無関係だと言い切ることはできません。
メールは相手の同意を得て送るのが原則で、サイトでアドレスを公表している会社あては例外の1つです。
ただし、受信拒否の文言を一緒に出している相手は、この例外に当たりません。
（参考：特定電子メールの送信等に関するガイドライン（総務省・消費者庁））
迷ったときは、メールと同じ表示と配信停止の窓口をそろえ、営業お断りと集めた情報の扱いも守ると安心です。
法律の次によく聞かれるのが、返信が来ないときの直し方です。

返信が来ないときは何を直すべきですか？

送り先・件名・本文・送る時間の順に、直す場所を1つずつ確かめます。
一度に全部を変えると、どの変更が効いたのかがわからなくなるためです。
送り先から始めるのは、ここがずれていると後の段階をいくら直しても返信が増えにくいからです。

①送り先：返信のない業種や規模が混ざっていないかを、業種別の返信率で確かめる
②件名：用件と相手の得が、スマホの通知で切れずに見えるかを確かめる
③本文：冒頭2行に連絡の理由があり、相手の得が自社の説明より長いかを確かめる
④送る時間：週明けの朝や相手の繁忙期に送っていないかを、送信の記録で確かめる

1か所を変えたら前と同じくらいの数を送り、返信率を比べれば、その変更が効いたかを判断できます。
直し方の順番がつかめたら、最後にメール営業との違いも押さえておくと役立ちます。

フォーム営業とメール営業はどう違いますか？

2つの大きな違いは、相手に届く入口と、法律の扱いがはっきりしているかどうかです。
メール営業は相手のメールアドレスに直接送るため、特定電子メール法の決まりに沿って送ることが求められます。
フォーム営業は相手のサイトの窓口から送る方法で、この法律の対象になるかは明言されていません。
（参考：特定電子メール法（e-Gov法令検索））
（参考：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律第二条第一号の通信方式を定める省令（e-Gov法令検索））

比べる点	フォーム営業	メール営業
届く入口	相手のサイトの問い合わせ窓口	担当者や会社のメールアドレス
送り先の探し方	相手のサイトで窓口を探す	公表されたアドレスか、名刺などで得たアドレスを使う
法律の扱い	特定電子メール法に当たるかの明言なし	特定電子メール法の対象
読む人に届くまで	窓口の担当者が仕分けて部署に回すことがある	宛先の本人に直接届く

どちらを選ぶ場合でも、正式な名乗りと配信停止の窓口を書き、断られた相手に送らない点は共通です。
フォームとメールを組み合わせて使えば、窓口に届いた提案をメールでの資料送付につなげる流れも作れます。

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フォーム営業を続けているのに、返信が来ないまま送る数だけが増えていませんか？
文面を何度直しても手応えがなく、どこから手をつければよいか迷う気持ちはよくわかります。
送り先と文面が相手の関心とずれたままでは、送る数を増やしても商談にはつながりません。
だからこそ、フォーム営業の進め方を外の目で見直し、返信から商談までの流れを早めに整えることが大切です。
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新規開拓の手段を増やしたい方や、商談につながる営業の型を整えたい方には特に向いています。

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