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【状況別13選】アポ取り・電話営業例文集
「営業電話でアポが取れない…」そんな悩みを抱えていませんか？
断られるたびに自信を失い、成果につながらない状況は誰にでも起こり得ます。
しかし正しい手法を知れば、アポ獲得率は驚くほど向上します。。
本記事を読むと分かること
・【状況別13選】アポ取り・電話営業例文（メリット提示・決裁者接触・日程提示）
・アポ取りが必要な3つの理由（効率・見極め・入口確保）
・営業電話でアポを取る際の基本的な4つの流れ（情報準備・第一声・要件説明）
現場の営業担当者だけでなく、営業責任者必見の内容です。
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【状況別13選】アポ取り・電話営業例文集
第一声で「信頼感」を与える自己紹介をする
電話営業では、最初の数秒で「この人なら話しても大丈夫だ」と思っていただけるかどうかが勝負です。
自社名と担当名をはっきり伝えるだけでなく、「なぜ今ご連絡したのか」を端的に伝えると安心感が生まれます。
さらに、相手に近しい業界や実績に触れることで、初対面でも共通点から信頼を築きやすくなります。
テンプレート例文
本日お電話しましたのは、御社と同じ〇〇業界で、直近△△社様に◇◇を導入いただいた事例をご紹介できればと思ったからです。
↓（それ、少し気になります）
ありがとうございます！実際に△△社様では導入から⬜︎⬜︎週間で〇〇の作業時間を半減でき、担当の方からも「負担が軽くなった」と言っていただきました。
↓（具体的に知りたいです）
御社でも近い業務フローがあると伺っており、〇〇を使うと同じように時間削減につながる可能性がございます。もしよろしければ数分だけ概要をお伝えしてもよろしいでしょうか？
このトークのポイントは、第一声で「誰が・なぜ今話すのか」を明確にしつつ、すぐに相手が得られるイメージを差し込むことです。聞き手の「不安」を「信頼」へと自然に変えていけます。
短い言葉で「顧客メリット」を提示する
電話営業では、長い説明よりも「この一言なら聞いてみたい」と思わせる短さが効果的です。
顧客にとっての具体的な数字や成果を一文に凝縮し、すぐにイメージできる形で提示することが大切です。
数字を絡めると説得力が一気に増し、相手も「それなら詳しく聞きたい」と前向きになります。 テンプレート例文
突然のご連絡失礼いたします。御社と同じ〇〇業界の△△社様では、〇〇を導入して◇◇ヶ月で残業時間を⬜︎⬜︎％削減できました。
↓（そんなに早いんですか？）
はい、実際にご利用いただいた方からも「資料作成の時間が大幅に減った」とのお声をいただいております。
↓（御社の商品もそうなるのですか？）
御社の場合は部門ごとに〇〇の利用シーンが想定できるため、同じような効果が期待できる可能性があります。もしご興味あれば簡単にご説明差し上げますが、いかがでしょうか？
このトークのポイントは、一言目で「数字付きのメリット」を提示すること。
お客さまが得られる未来像を短い言葉で共有できれば、会話の主導権を自然に握れます。
自然に「決裁者」へ取り次いでもらうようにする
電話営業で一番難しいのは、最初の窓口で止められてしまうことです。ここで不自然に「決裁者に代わってください」と伝えると警戒されてしまいます。大事なのは“取り次がれる理由”を自然に作ることです。例えば「数字」「導入効果」「業界の具体事例」を織り交ぜると、担当者も自分の判断では答えられないと感じ、スムーズに取り次いでくれる可能性が高まります。短い言葉で端的に伝えることで、相手に負担をかけずに進められます。
テンプレート例文
今回、◯◯業界で導入が進んでいる〇〇の事例についてお伝えしたくお電話いたしました。
↓（それは私では判断できませんね）
ありがとうございます！ 実際に△△社様では導入初月に⬜︎⬜︎％のコスト削減につながっておりまして、この数字は御社にも関わる部分かと思います。
↓（詳しい人に代わりますね）
助かります！ もし可能でしたら、◇◇分ほどで導入の流れを整理している者から直接ご説明させていただければと思います。
↓（では担当者に代わります）
ありがとうございます！ 御社と同規模の〇〇社様でもご検討いただいており、比較の材料としても役立つかと思います。
このトークのポイントは、“自分では答えにくい情報”を一言で出すこと。担当者に「決裁者に聞いた方がいい」と思わせる自然な流れをつくることが、取り次ぎを成功させる鍵です。
即決を引き出すために「日程候補」を具体的に伝える
電話営業でのアポ獲得は「ぜひ伺います」で終わらせてしまうと、結局日程調整に時間がかかり、熱量が下がってしまうことがあります。そこでポイントになるのが、こちらから先に「具体的な候補日」を提示することです。候補を2〜3つ出すことで相手は「その中から選ぶ」思考になりやすく、即決につながる可能性が高まります。また、所要時間や面談方法を短く明示すると「ならその枠で」と即答されやすくなります。
テンプレート例文
◯◯の件で一度詳しくお話しできればと思っております。
↓（いいですよ、日程どうしますか？）
ありがとうございます！ 直近ですと△△日（◇◇時〜）か⬜︎⬜︎日（◇◇時〜）でご都合いかがでしょうか。
↓（その日は難しいですね）
承知しました！ それでは別候補で〇〇日（◇◇時〜）はいかがでしょうか。所要は約◯◯分ですのでご負担にはならないかと思います。
↓（ではその時間でお願いします）
ありがとうございます！ では当日は〇〇の資料もお持ちして、御社に合わせた導入イメージをお話しできればと思います。
このトークのポイントは、相手に「選択肢の中から即決」してもらう流れを作ること。抽象的な確認ではなく、数字と時間を具体的に出すことで、商談日程を自然に確定させられます。
断られにくい「訪問理由」を一言で添える
法人営業のアポ取りでは、訪問理由が曖昧だと断られる場合があります。
逆に「なぜ今日話す必要があるのか」を短く添えるだけで、相手に納得感を持ってもらいやすくなります。
特にIT商材は業務改善やコスト削減に直結するため、訪問理由を一言で示すことで相手の関心を引き出せます。
「具体的な課題」と「解決の一歩目」を短く結びつけることで、自然に次の会話へ進みやすくなります。
テンプレート例文
今回、御社の業務効率に直結する◯◯の最新事例を共有したくご連絡しました。
↓（それ、少し気になります）
ありがとうございます！たとえば、御社のように△△の工数が多いケースでは、〇〇導入で初月から⬜︎⬜︎時間の削減につながった事例があります。
↓（実際に効果が出ているんですね）
はい、特に◇◇部門での活用が進み、会議準備の時間を大幅に短縮できたとの声もあります。もし10分ほどお時間いただければ、具体的な流れをご紹介できますが、いかがでしょうか？
このトークのポイントは「訪問理由」を一言で伝え、相手に“自分の状況に関係ある話”だと感じてもらうことです。短く実用的に伝えることで、会話が次の段階へ自然に進みやすくなります。
短時間で印象に残す「シナリオトーク」を準備する
電話営業は数十秒で印象が決まるため、最初のシナリオ構成が勝負です。
一方的に説明すると切られてしまうため、「短い導入→相手の関心ワード→次の具体提案」という流れを用意しておくとスムーズです。
特にIT商材では、導入企業の成功イメージを短文で提示すると“自分ごと化”が進みます。
短い時間で印象を残すには、相手が「自社に関係ありそう」と思える具体性が鍵になります。
テンプレート例文
お世話になっております、新規導入支援を担当している◯◯です。
↓（はい、何でしょうか）
ありがとうございます！実は、御社と同じ業界の△△社様が〇〇を導入して、初月から⬜︎⬜︎のコスト削減につながった事例がありまして。
↓（それはすごいですね）
はい、特に◇◇部門での利用が進み、現場の残業時間が目に見えて減ったと伺っています。もし短時間で概要をお伝えできればと思うのですが、◯分ほどお時間いただけそうでしょうか？
このトークのポイントは「短く」「関心に直結」「次の一歩を示す」の三段階を用意しておくこと。相手に“短い時間でも聞く価値がある”と思ってもらう構成が大切です。
相手の反応に応じて「質問」で会話を広げる
電話営業では、相手が少しでも興味を示した瞬間を逃さず「質問」で会話を広げることが効果的です。
相手が答えやすい問いを投げることで、会話が自然に深まり、お客さま自身が“必要性”を口にしやすくなります。
特に、課題感や現状の取り組みを聞き出す質問を入れると、商談への布石を打ちやすくなります。
テンプレート例文
今回ご連絡したのは、◯◯業界のお客さまから「△△を効率化したい」というご相談が多いためです。御社では、すでに何か取り組まれていらっしゃいますか？
↓（少しやってます）
ありがとうございます！ちなみに、現場で一番負担が大きいのはどの業務でしょうか？
↓（△△ですね）
なるほど、△△が大きなテーマなんですね。実は同業の◇◇社様も同じ課題を抱えていて、⬜︎⬜︎を導入後に年間◯◯時間分の削減につながりました。御社でも同じような効果が見込めるかもしれません。
↓（詳しく聞きたいです）
もしよければ、実際の活用事例を含めて10分ほどでお伝えできますが、いかがでしょうか？
この流れのポイントは、相手の答えに合わせて「具体的な質問」を重ねること。
相手が自ら課題を言葉にするほど、商談の成功率が大きく向上します。
「既存顧客」には実績や導入事例を交えて提案する
既存顧客への電話では「御社専用に考えています」という温度感を伝えることが大切です。
そのためには、過去の導入効果や他社の実績を交えて、次の提案が“自然な延長線上”にあることを示すと効果的です。
お客さまは「すでに成果を感じている会社」だからこそ、追加の提案も受け入れやすくなります。
テンプレート例文
本日は、以前導入いただいた◯◯についてご利用状況を伺いたくご連絡しました。実際に△△の業務でご活用いただいていますでしょうか？
↓（はい、使ってます）
ありがとうございます！実は、御社と同じ業界の◇◇社様では、その後に⬜︎⬜︎を追加いただき、年間◯◯時間の削減につながっています。
↓（そんな事例あるんですね）
はい、特に既存の◯◯と組み合わせることで効果が大きくなったと伺っています。御社の場合も、△△のプロセスで同じような成果が期待できるかもしれません。
↓（少し興味あります）
もしご興味あれば、御社の利用状況を踏まえたシミュレーション資料をご用意できますが、ご覧になりますか？
このトークの肝は「既存の信頼関係に、実績や具体事例を自然に上乗せすること」。
成果を実感している顧客だからこそ、新たな提案も前向きに検討してもらいやすくなります。
冷たい反応でも「余韻を残す一言」で切り返す
冷たい反応をされたときこそ、最後に一言残すことで相手の記憶に残りやすくなります。
「押しが強い」と思われないように、相手の立場を尊重しながら短く具体的に言い切ることが大切です。
断られた場面をそのまま終わらせるのではなく、「あとで思い出してもらえる」状況を作るのが実務で効くやり方です。
テンプレート例文
本日はお忙しい中ありがとうございました。御社の〇〇業務に近い△△社様で、導入3ヶ月で⬜︎⬜︎時間の削減につながった事例があります。もし少しでもご興味あれば、次回◇◇分ほどだけお時間いただければと思います。
↓（今は結構です）
承知しました！ただ、御社の〇〇部門でも同じように成果が出やすい内容ですので、またタイミングが合えばご連絡させていただきますね。
↓（わかりました）
ありがとうございます！ちなみに〇〇社様のように「会議準備に時間がかかる」とお悩みの企業では、導入後1ヶ月で会議準備工数が約△△％削減されています。
↓（へえ、そうなんですね）
もし差し支えなければ、次回5分だけでも概要をご説明させていただきますがいかがでしょうか？
このトークのポイントは、断られた瞬間でも一言で「相手の中に残る情報」を置いていくこと。相手がふとした時に思い出し「聞いてみようかな」と感じる余地を残せるかどうかが重要です。
競合比較の場面で「差別化ポイント」を明確に伝える
競合比較の場面では、価格や機能の一般的な比較だけで終わると埋もれてしまいます。
相手が「他とここが違う」と一言で理解できる差別化ポイントを具体的に提示することで、印象が強く残ります。
特に、数字や具体的な運用イメージを交えて短く伝えることで、聞き手の判断軸に直結しやすくなります。
テンプレート例文
よく比較される〇〇社様との違いですが、当社の〇〇は△△分で初期設定が完了し、導入初月から⬜︎⬜︎部門で実際に使える点が特徴です。
↓（それは便利ですね）
ありがとうございます！さらに、運用中の◇◇データを自動で取り込みできるので、既存システムを止めずにスムーズに移行できます。
↓（そこは他社にはないんですか？）
はい、競合他社では手作業での移行が必要になるケースが多く、そこが大きな差別化ポイントになっています。
↓（なるほど）
ちなみに〇〇業界の□□社様は、この違いによって年間で△△時間分の作業を削減されています。もしご関心あれば、御社の業務に近いシミュレーションを5分ほどでお見せできますが、いかがでしょうか？
このトークのポイントは、「機能説明」ではなく「差別化ポイントを一言で示す」こと。競合との違いが即座に理解できるかどうかで、商談の流れが大きく変わります。
「担当者不在」時に効果的な伝言を残す
担当者が不在のときに、ただ「また掛け直します」と残すだけでは次につながりにくいです。
相手が戻った際に一歩前進できるよう、要点を短く伝えつつ、相手にメリットを感じてもらえる内容を残すことが大切です。
「何を伝えてほしいか」を明確にし、行動を促す伝言が結果的にアポ獲得率を高めます。
テンプレート例文
本日お電話した件で、◯◯の導入事例について、御社に近い業種の成功例をご紹介したくご連絡いたしました。
↓（それ、後で聞いてみます）
ありがとうございます！戻られた際に、△△の活用イメージを3分ほどでお伝えできればと思っております。
↓（では、そのように伝えます）
恐れ入りますが、再度お電話差し上げる前に、担当者さまに「◇◇を導入した企業の成果事例について案内あり」とお伝えいただけますと助かります。
↓（伝えておきます）
御社にとっても⬜︎⬜︎削減につながる具体例ですので、ご興味を持っていただけるかと思います。
このトークのポイントは「伝言を受け取った時点で相手が動けるように仕向ける」ことです。単なる折返し依頼ではなく、小さな価値を添えておくと会話の接点が自然に生まれます。
「予算やタイミング」の壁をやわらかく崩す
予算やタイミングを理由に断られる場面は多いですが、その裏には「必要性は感じているが決断のきっかけがない」状況が隠れていることが少なくありません。
そのため、相手の事情を尊重しつつ「今検討するメリット」を自然に提示することが効果的です。
会話を一度終わらせず、柔らかい問いかけで継続的な接点を残すことがポイントです。
テンプレート例文
ありがとうございます。ご予算や導入時期については◯◯の状況もあるかと思います。
↓（そうなんです、今期は難しくて）
承知しました。ただ、△△の観点から御社に早めに情報を共有することで、次年度の計画に組み込みやすくなるかもしれません。
↓（確かに、それは助かります）
もしよろしければ、今はご契約の話ではなく、◇◇業界で進んでいる最新の導入事例を共有させていただければと思います。
↓（それなら聞いてみたいです）
その際に、⬜︎⬜︎削減や売上向上につながった具体数値もご紹介いたしますので、ご判断材料としてお役立てください。
このトークのポイントは「断りを受け入れつつも未来の行動につながる価値を提示する」ことです。圧をかけずに情報提供を続けることで、相手の警戒心をやわらげながら次の接点を自然に確保できます。
最後は「感謝の言葉」で次に繋げる
電話営業では、最後にしっかり感謝を伝えることで、お客さまの心に温度が残ります。
「売り込み」ではなく「関係づくり」として受け取ってもらえるため、次の会話のきっかけにもつながります。
ちょっとした一言でも、「自分の時間を割いて話を聞いてくれた」という気持ちを形にするだけで印象は大きく変わります。
テンプレート例文
本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。御社の〇〇の課題について伺えて、大変参考になりました。
↓（そう言ってもらえると助かります）
ありがとうございます！実際に△△の改善につながった事例もありますので、次回は具体的な資料をご用意しますね。
↓（ぜひお願いします）
承知しました。では、来週の⬜︎⬜︎曜日に改めてご説明させていただければと思います。
↓（了解です）
改めて、本日のお話は◇◇のヒントになりました。本当に感謝しております。また次回、より具体的なご提案をさせていただければ幸いです。
このトークのポイントは、最後に「ありがとう」を添えることで会話を円滑に締めくくり、信頼感を育てながら自然に次のアクションへと橋渡しできることです。
アポ取りが必要な3つの理由
効率よく決裁者へ接触できる
アポ取りが重要な理由は、現場担当に時間を取られるリスクを減らし、最短ルートで決裁者と話せるからです。
営業では決裁者に届かなければ案件は前に進まず、提案が無駄になることも少なくありません。
効率的な接触は、成果を最大化するための戦略的行動でもあります。
・「誰が最終決定権を持つのか」を事前にリスト化して明確にする
・「紹介依頼」を使い、現場担当から決裁者へスムーズに繋いでもらう
ポイントは、相手に余計な負担をかけず自然に階層を上げる工夫です。
このように、決裁者に直接アクセスできれば、時間と労力を大幅に節約できます。
短時間で「ニーズの有無」を見極められる
アポ取りが成果に直結する理由は、面談を通じて「検討余地があるか」を早期に確認できるためです。
無駄な追客を減らし、真に可能性のある見込み顧客へ集中できるのが強みです。
時間を浪費せず、勝率を高めるための選別作業こそ営業の要です。
・「初回5分」で課題の有無を切り出し、見込みゼロなら深追いしない
・「解決策の仮説」を提示し、相手の反応で温度感を即時に把握する
ポイントは、聞き方を端的にし、判断を後ろに引き延ばさないことです。
このように、短時間で線引きする力が、受注効率を飛躍的に高めます。
商談や受注につながる「入口」をつくれる
アポ取りが成果を生む理由は、単なる面談確保ではなく、商談や受注の入口を意図的につくれるためです。
営業活動は接点がなければ始まらず、入口を持てない限り提案機会はゼロのままです。
接点を設計すること自体が、営業における最初の勝負ポイントになります。
・「初回接点」で相手の課題を一つだけ深掘りし、次回商談の必然性を生み出す
・「日程調整メール」に提案の価値を短文で添え、受注のイメージを先に描かせる
ポイントは、単なる約束取りではなく次の展開を意識して布石を打つことです。
このように、入口を制することで商談化の確率を大幅に高められます。
アポを断られた際の切り返し方・5つのフレーズ集
「検討中」と言われたら、再提案のタイミングを伝える
相手から「検討中です」と返されたとき、営業は一度引くしかないと感じてしまうことが多いかと思います。
しかし実は、この言葉は「今すぐ決められないが、情報や判断材料が足りない」というサインであることが多いのです。
たとえば、「御社の会議前に“比較データ”を持参します」や「来週のご訪問時に“費用シミュレーション”をお渡しします」のように、具体的な時期と内容を添えて再提案すると、検討の流れに自然に入り込めます。
ポイントは、「次はいつ、何を持って伺うのか」のネクストアクションを自分から提示し、相手に安心感を与えることです。
この一手で「また会う理由」が生まれ、成約への距離が一気に縮まります。
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項目 |
例文 |
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会議前に動く |
「来週の役員会前に“導入効果資料”をお届けします」 |
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データ補強する |
「他社の“導入実績”をまとめて再訪します」 |
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試算を提示する |
「御社人数に合わせた“コスト試算”をご用意します」 |
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検討場を残す |
「決裁前に“一度確認の場”をお願いできますか」 |
このように、相手の検討スケジュールに寄り添いながら接点を設けることで、商談は自然に次へと進んでいきます。
「忙しい」と言われたら、短時間で済むことを強調する
「忙しい」と断られるのは営業現場で最も多い反応です。
実は、相手が本当に嫌がっているのではなく、時間を取られる不安が強いだけのケースが多いです。
たとえば、「5分だけ“最新人材定着施策”の結果をお伝えする」や、「3分で“コスト削減の事例”を共有する」と伝えることで、相手の心理的ハードルを大きく下げることができます。
ポイントは、数字で“所要時間”を明示し、短さを具体的に約束することです。
このように、時間不安を解消する切り返しを持っておくと、営業の会話が一歩前に進みやすくなります。
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項目 |
例文 |
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時間を区切る |
「3分で“業界の成功事例”だけを共有させてください」 |
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短さを強調 |
「お忙しいと思うので、5分だけ最新情報を持ってきました」 |
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安心を与える |
「要点だけに絞って、すぐに終わりますので」 |
このように、相手の「忙しい」を受け止めつつ、短時間で済む安心感を添えることで、自然に対話の場をつくることができます。
「必要ない」と言われたら、事例や導入実績を添える
「必要ない」と返される場面は、実は“自社との接点が見えていないだけ”の場合が多いです。
営業でどう切り返すのが良いか？と迷うときは、第三者の実績を引き合いに出すのが有効です。
たとえば、「同業の○○社で“業務効率化”に成功した事例」や、「御社と同規模の企業で“採用コスト削減”に繋がった導入実績」を伝えると、相手は自分ごととして捉えやすくなります。
ポイントは、「御社と近い立場の企業が成果を出した」という文脈を添えることです。
そうすることで、相手の拒絶反応を和らげ、必要性を感じてもらいやすくなります。
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項目 |
例文 |
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近しい事例を示す |
「同業の△△社で“業務改善”が進んでいます」 |
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規模を合わせる |
「御社と同規模の企業で“コスト削減”の成果が出ています」 |
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実績を伝える |
「昨年から導入した企業で“離職率低下”の効果がありました」 |
このように、実例を交えた切り返しを準備しておくと、「必要ない」という言葉の裏に隠れた関心を引き出すことができます。
「予算がない」と言われたら、費用対効果を簡潔に伝える
「予算がない」と返されたとき、本当に必要なのは金額の話ではなく“投資の価値”をどう見せるかです。
実は、営業現場では「今は無理」という断りの裏に“効果が見えない不安”が隠れています。
たとえば、「初期導入で“人件費30％削減”が可能になります」「既存システムより“営業効率2倍改善”の事例があります」と数字を添えて話すと一気に具体性が増します。
ポイントは、“かけた費用がどう戻るのか”をシンプルに言葉へ落とし込むことです。
以下の例文を参考にしてみてください。
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項目 |
例文 |
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効果を先に伝える |
「導入後3か月で“外注コスト20％削減”の事例がありまして」 |
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数字で安心感を与える |
「1契約あたり“平均50万円の利益改善”が実現できてまして」 |
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比較で価値を強調する |
「既存サービスより“ROIが1.8倍”という実績が出てまして」 |
このように、数字を交えて“投資の回収イメージ”を先に描かせると、断られた場面でも会話が前へ進みやすくなります。
「上司に相談」と言われたら、上司同席の場を打診する
「上司に相談します」と返されたとき、営業側はどう進めるのが自然でしょうか。
実は、その瞬間こそ“決裁者と直接つながる入口”になります。
たとえば、「御社の“部長様同席”で事例共有のお時間をいただけませんか」「次回は“責任者様”と一緒に具体的なROIをご説明できます」と柔らかく提案すると、相手も検討しやすくなります。
ポイントは、“相談の場”を待つのではなく、“同席の機会”を打診して流れを作ることです。
以下の例文を参考にしてみてください。
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項目 |
例文 |
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上司同席を自然に依頼 |
「次回は“ご決裁者様”と一緒に確認できる場をお願いできませんか」 |
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事例共有を口実にする |
「御社の“部門責任者様”に事例をご紹介する機会をいただけませんか」 |
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ROIを軸に話す |
「“上層部の方”にROIをご説明できれば判断が早まると思います」 |
このように、“相談”を“同席の約束”へ変えるだけで、商談は次のステップに進みやすくなります。
営業電話でアポを取る際の基本的な4つの流れ
事前に「顧客情報」を把握して準備する
営業電話は、事前準備で半分が決まると言われています。 「顧客情報」とは、相手の業種や役職、直近のニュースや課題感などを事前に押さえた情報を指します。
ポイントは「相手に合わせた一言を最初に差し込むこと」で、共感や関心を引きやすくすることです。 よくある間違いは、汎用的なセールストークをそのまま読み上げてしまうケースです。これでは相手に“誰にでも同じ話をしている”印象を与えてしまい、距離が縮まりません。
STEP
① 相手企業のHPやニュースを3分でチェック
② LinkedInやXで担当者の最新投稿を確認
③ 「御社の○○の取り組み、興味深く拝見しました」と最初の一言に盛り込む
具体的には「最近の◯◯プロジェクトの記事、拝見しました」と触れるだけで“調べてきている”印象が伝わります。
小さな準備が、電話口の空気を一瞬で変えるきっかけになります。
第一声で「会社名・名前」を明確に伝える
電話の冒頭は、数秒で信頼を左右する場面です。
「会社名・名前」を明確に伝えるとは、聞き取りやすい声で“誰からの電話か”を一発で理解してもらうことを指します。
ポイントは「短く、はっきり、迷いなく」名乗ることです。
よくあるのは、声が小さかったり、名乗りが長くて肝心の要件が伝わらなくなるケースです。相手にとっては“知らない人からの電話”なので、そこで不安が生まれるとすぐに拒否反応が出てしまいます。
STEP
① 呼吸を整えて、最初の声を一段高く出す
② 「株式会社◯◯の△△と申します」と会社名と名前を先に置く
③ 0.5秒間を置いてから要件に入る
具体的には「お世話になっております、株式会社◯◯の△△と申します」と区切って言うと、相手も受け止めやすくなります。
第一声を磨くだけで、その後の会話がスムーズに進みやすくなります。
相手に響く「要件と訪問理由」を簡潔に説明する
営業電話では、最初の一言で「なぜ自分が連絡しているのか」を伝えることが重要です。
「要件と訪問理由」とは、相手が会話を続けるかどうかを判断する基準になる部分です。
ポイントは「相手にメリットがある言葉を短く伝えること」です。
よくある間違いとしてあるのは、自社紹介を長々と話してしまい、相手の時間を奪ってしまうケースです。
STEP
① 自社名と自分の名前を名乗る
② 「御社の〇〇に関して〜」と相手に関わる要素を入れる
③ 「実際に事例をご紹介できればと思い…」と理由を添える
具体的には、「御社の採用ご担当の方に、同業界の成功事例を短くご紹介したくお電話しました」と伝えると相手も聞きやすくなります。
相手の立場に立った一言が、次の会話の扉を開きます。
「日程候補」を自分から提示して確認し、感謝を伝えて締める
アポ電話の最後は、次につながる具体的な「日程確認」が欠かせません。
「日程候補を提示して確認する」とは、相手が決めやすい状態をつくることです。
ポイントは「2〜3案をシンプルに出す」ことです。
よくあるのは、「ご都合の良い日を教えてください」と丸投げしてしまうパターンです。これでは相手に負担をかけてしまいます。
STEP
① 「〇日か〇日はいかがでしょうか」と候補を伝える
② 相手の反応を聞いて柔軟に調整する
③ 最後に「ご調整ありがとうございます」と感謝を伝える
具体的には、「来週火曜か木曜の午後でしたら、30分ほどお時間いただけますか？」と切り出すとスムーズです。
最後に一言お礼を添えることで、相手の印象が良くなります。
アポ取りスキル向上のための5つのトレーニング方法
実際の通話を「録音・文字起こし」して改善点を洗い出す
実際の電話は、頭で考えている以上に緊張や癖が出やすいものです。
録音と文字起こしを行うと、言葉の「間」や「つなぎ言葉」が浮き彫りになり、改善の糸口がつかみやすくなります。
ポイントは、事実を客観的に振り返ること。感覚では気づけない細部まで把握でき、次の通話に活かしやすくなります。
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項目 |
やり方の例 |
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話し方の癖 |
「えー」「あのー」を自覚して減らす |
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提案の流れ |
「導入→課題確認→提案」の順を整理する |
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相槌の使い方 |
相手の話を遮らず「なるほど」を挟む |
このように、録音と文字起こしは“自分では気づけない癖”を明確にし、改善のスピードを加速させます。
顧客の課題、ニーズを言語化する
営業現場でよくあるのは、顧客が「困っていること」を直接は言わないケースです。
ポイントは、曖昧な言葉をそのまま受け取らず、具体的な業務の状況に置き換えて返すことです。
たとえば「効率が悪いんですよね」と言われたとき、そのまま流すのではなく「承認に時間がかかって、結果的に商談スピードが落ちている」という形に整理して伝えます。
より具体的には、顧客の発言を一度かみ砕き、数字や行動に結びつく表現に変えることで、課題が「共有できる言葉」に変わります。
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項目 |
やり方の例 |
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業務フロー |
「稟議の承認に平均3日かかり、営業が停滞している」と言語化する |
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コスト意識 |
「外注費が毎月固定で発生し、変動費に変えられない」と整理する |
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成果指標 |
「受注率の改善が数字で追えず、施策効果が見えにくい」と表現する |
このように、顧客の言葉を「数字」や「動作」に落とし込むことで、提案の出発点が明確になります。
営業電話の「ロールプレイング」を繰り返す
ロールプレイングは、実際の通話を想定して繰り返すことで、声のトーンや言葉選びを自然に磨ける方法です。
ポイントは、相手役を変えてみること。上司や同僚に顧客役をお願いすると、実際の拒否反応や質問に近い反応を受けられます。
より具体的には、想定外の質問をあえて混ぜてもらうと、本番で慌てる場面を減らせます。
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項目 |
やり方の例 |
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導入トーク |
「お時間2分だけいただけますか」と短く切り出す |
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想定質問 |
「予算は合わない」と言われる場面を作る |
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クロージング |
「次回30分ほど打ち合わせしませんか」と提案する |
このように、ロールプレイングは“実戦を想定した安全な練習場”となり、本番の電話を安心して臨める力に変わります。
「PDCAサイクル」で話法を磨き続ける
営業トークは、準備と実践、そして振り返りを重ねることで自然に洗練されていきます。
ポイントは、「どの段階で相手の反応が変わったか」を記録して、次の一手につなげることです。
より具体的には、事前に想定問答を作り、実際の商談で反応を検証し、改善案を試す流れです。
この循環を繰り返すほど、アポイント獲得の精度は高まります。
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項目 |
やり方の例 |
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計画（Plan） |
「想定質問」を10個書き出して、切り返しの準備をする。 |
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実行（Do） |
「当日の商談」で準備したフレーズを実際に使う。 |
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検証（Check） |
「商談後の振り返り」で良かった反応と弱かった部分を分ける。 |
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改善（Act） |
「次回のスクリプト」に修正を反映させて再挑戦する。 |
このように、会話の一つひとつをPDCAに落とし込むと、話法は日々アップデートされます。
成功事例を「チームで共有」して応用する
一人で抱え込むより、チームに成功体験を広げる方が効果は大きくなります。
ポイントは、「なぜうまくいったのか」を行動レベルまで分解して伝えることです。
より具体的には、「提案の順序」や「相手の表情の変化」に注目して共有することです。
そうすることで、他メンバーの商談にも応用され、再現性の高い成果が生まれます。
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項目 |
やり方の例 |
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成功トークの収集 |
「刺さったアポ獲得トーク」をメモしておき、共有する。 |
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チーム共有 |
「朝会」で一人1分、成功要因を発表する。 |
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横展開 |
他のメンバーが「同じ流れ」を実際に試す。 |
このように、個人の成功がチーム全体の成果に波及し、営業組織の底力を底上げします。
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